FAQ

Wir haben keinen direkten Zugriff auf den Kilometerstand Ihres Fahrzeuges. Aber unser System rechnet anhand der von uns analysierten Daten mit. Es schafft einen Abgleich zwischen realem und errechneten Kilometerstand und gleicht entstandene Abweichungen aus, indem es alle 5.000 gefahrenen Kilometer oder alle 30 Tage Ihren aktuellen Kilometerstand abfragt.

Wichtige Tipps im Umgang mit der Kilometerstandeingabe:

• Bitte lesen Sie den Kilometerstand immer direkt vom Tacho des Fahrzeuges ab.
• Stellen Sie bitte sicher, dass zur Ablesung die Zündung abgeschaltet ist und Sie sich nicht in einer Fahrt befinden.
• Geben Sie den Kilometerstand idealerweise nach der letzten Fahrt oder vor Beginn der ersten Fahrt des Tages ein.
• Geben Sie unter keinen Umständen einen geschätzten oder gerundeten Wert ein.
  - Sollte die Eingabe des Kilometerstandes nicht möglich sein, wenden Sie sich bitte an unseren Customer Service über unser Kontaktformular. Wir finden gemeinsam eine Lösung.

^{💡 Sie können die Eingabe des Kilometerstandes immer überspringen. So können Sie ihre Fahrten trotz fehlender Eingabe weiterhin kategorisieren. Bitte holen Sie den Eintrag des Kilometerstandes rechtzeitig nach. Die App wird Sie bei einem erneuten Aufrufen des Fahrtenbuches darauf hinweisen.}

Manche Alarmanlagen überwachen auch die OBD-Schnittstelle des Fahrzeugs. Dann braucht der VIMCAR Fahrtenbuchstecker eine spezielle Konfiguration.

Sollte Ihr Fahrzeug betroffen sein, senden Sie uns bitte eine kurze Nachricht. Wir aktualisieren dann Ihren Fahrtenbuchstecker per Fern-Update.

Bitte nutzen Sie dafür unser Kontaktformular.

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Im besten Fall besteht für den Aufenthalt in der Werkstatt ein Protokoll, das aufzeigt, wie viele Kilometer gefahren wurden.

Sind diese Fahrten nicht im Fahrtenbuch ersichtlich, teilen Sie uns diese bitte unter Angabe aller bekannten Daten, wie z.B. der Abgabe- und Abholkilometerstände, sowie gefahrenen Distanzen, im folgenden Kontaktformular mit.

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Die Abfahrt- und Ankunftszeit einer Fahrt sind für das ordnungsgemäße Führen eines Fahrtenbuches nicht notwendig.

Aus diesem Grund erscheinen diese Angaben nicht im PDF-Export. Eine Vielzahl weiterer Angaben finden Sie aber im CSV-Format des Exports.

Benötigen Sie die Angabe von Abfahrt- und Ankunftszeiten aus anderen Gründen in Ihrem PDF-Export, senden Sie uns eine kurze Nachricht über das Kontaktformular.

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^{💡 Für einen finanzamtskonformen Export wählen Sie bitte ausschließlich das PDF-Format.}

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Hierbei handelt es sich ausschließlich um die dargestellte End- und Zieladresse Ihrer Fahrt. Aus technischen Gründen wird Ihnen die Fahrt dabei als “Luftlinie” dargestellt.

Die tatsächlich aufgezeichnete Distanz wird korrekt in Ihrem Fahrtenbuch angezeigt.

Sie wünschen eine genaue Routenverfolgung in Ihrem Fuhrpark? Das und viele andere Features bieten wir Ihnen innerhalb unseres Produktes VIMCAR Fleet an. Nutzen Sie unseren Produktkonfigurator und holen Sie sich ein individuelles Angebot ein.

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Über die “Fahrzeugortung” können Sie den aktuellen Standort aller Poolfahrzeuge einsehen, für die ein Standort verfügbar ist. Ein Standort ist dann verfügbar, wenn in einem Fahrzeug ein Vimcar Gerät installiert ist oder anderweitig Zugriff auf die GPS-Daten erteilt worden ist. Diese werden als blaue Symbole mit weißen Autos angezeigt. Fahrzeuge, die sich bewegen, werden mit einem Pfeil in Fahrtrichtung angezeigt.

Poolfahrzeuge werden in der Regel von mehreren Personen genutzt und dürfen nicht für Privatfahrten verwendet werden. Dienstwagen sind Fahrzeuge, die fast ausschließlich von einer Person (auch für private Zwecke) genutzt werden. Daher gelten für sie andere Datenschutzanforderungen, denen wir in unserer Software gerecht werden.

Um die Routendokumentation innerhalb der Fuhrparkverwaltung zu nutzen, überprüfen Sie bitte, ob Ihr Poolfahrzeug für die Routendokumentation freigegeben ist.

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Dazu wählen Sie bitte das betreffende Fahrzeug in Ihrer Fahrzeugliste aus und überprüfen den unter "Einstellungen" aufgeführten Punkt "Routendokumentation aktivieren". Bitte stellen Sie hier sicher, dass diese Option aktiviert ist. Bitte beachten Sie, dass die Routendokumentation ausschließlich für Poolfahrzeuge zur Verfügung steht und aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht für Dienstwagen aktiviert werden kann. War die Option "Routendokumentation aktivieren" bisher nicht eingeschaltet, ist eine nachträgliche Darstellung der Fahrten vor der Aktivierung nicht möglich.

Sie haben die Möglichkeit innerhalb Ihrer Fuhrparkverwaltung weitere Benutzer zu Fuhrparkmanagern zu ernennen.Dazu wechseln Sie auf den Punkt "Einstellungen" > "Administratoren". Im Anschluss können Sie im Bereich "Administrator hinzufügen" den gewünschten Nutzer eingeben. Um eine Berechtigung zu entfernen, drücken Sie auf das Kreuz neben dem Benutzernamen.Bitte beachten Sie, dass diese Funktion ausschließlich Superadministratoren bzw. Administratoren mit entsprechenden Nutzerverwaltungsrechten zur Verfügung steht.

Wenn Sie ein Dienstwagen für private Zwecke nutzen, hat der Fuhrparkverantwortliche in Vimcar Fleet keine Möglichkeit Ihr Fahrzeug zu orten oder gefahrene Routen nachzuvollziehen. Auch ein Anfordern des PDF-Exportes ist ausdrücklich nur ohne Privatfahrten möglich. Bitte wenden Sie sich bei weiteren Fragen hierzu an Ihren Fuhrpark-Manager.

Das Einstecken ist ganz einfach. Den Vimcar Fahrtenbuchstecker müssen Sie lediglich in die OBD2-Buchse im Fahrerraum Ihres Autos einstecken. Für die Installation ist der Besuch einer Werkstatt nicht nötig - auch die Motorhaube kann geschlossen bleiben. Sollten Sie den Steckplatz nicht direkt finden, hilft Ihnen unser Support-Team gerne weiter. Nutzen Sie dafür bitte das Kontaktformular.

Um den Export Ihres VIMCAR Fahrtenbuches zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Wählen Sie im Menü Ihrer mobilen Vimcar App oder auf der Vimcar Fahrtenbuch - Webseite den Punkt “Export” aus
• Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit, zwischen dem Export des Fahrtenbuches und der Kosten zu wählen.
• Für den Export des Fahrtenbuches wählen Sie bitte den Menüpunkt Fahrtenbuch.
  ‍- Auf der folgenden Seite haben Sie nun verschiedene Auswahlmöglichkeiten:
  - Im oberen Bereich können aktive, bereits archivierte oder alle Fahrzeuge gefiltert werden.
  - Im rechten Bereich wählen Sie bitte das entsprechende Fahrzeug für den Export aus.
  - Im linken Bereich Fahrtenbuch Export können Sie den Exportzeitraum, sowie das gewünschte Export-Format auswählen.
  - Bitte berücksichtigen Sie, dass ausschließlich das PDF-Format finanzamtkonform ist.
• Je nach gewünschtem Format und genutzter Anwendung steht Ihnen nun der direkte Download und/oder die Zusendung des Exportes per E-Mail zur Verfügung.

^{💡 Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir zu den Export-Formaten WISO und HAUFE keine technische Unterstützung anbieten können.  Wir stellen Ihnen ein importfähiges Dateiformat zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich bei Schwierigkeiten an den jeweiligen Hersteller der Software.}

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Um die E-Mail-Adresse zu ändern, klicken Sie im Menü der Smartphone-App auf “Mein Profil” und die angegebene E-Mail-Adresse. Anschließend können Sie im nächsten Fenster die neue E-Mail-Adresse eingeben.

In der Webversion klicken Sie bitte links unten auf Ihren Benutzernamen. Im Bereich "Sicherheit" können Sie nach einem Klick auf den "Bearbeitungsstift" Ihre E-Mail-Adresse ändern.

Die Änderung muss anschließend noch im Posteingang der neuen E-Mail-Adresse bestätigt werden.

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^{💡 Bitte beachten Sie: Durch die Änderung Ihrer E-Mail-Adresse im Fahrtenbuch-Account ändert sich nicht automatisch Ihre E-Mail-Adresse im Kundenportal, in dem Sie Ihre Vertrags- und Rechnungsdaten finden. Diese passen Sie bitte gesondert unter  vimcar.chargebeeportal.com an.}

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Ihre persönliche Stecker/Box-ID dient der eindeutigen Zuordnung Ihres Fahrtenbuchsteckers bzw. der VIMCAR Box.

Die 15-stellige Nummer (sie beginnt mit 35) befindet sich in Ihrem Handbuch, sowie auf Ihrem Gerät direkt neben dem QR-Code.

Sie benötigen die Stecker-ID, um die Einrichtung Ihres VIMCAR Fahrtenbuches durchführen zu können.

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Haben Sie Ihr Fahrtenbuch über unsere Website vimcar.de bestellt? In diesem Fall wurde automatisch ein VIMCAR Konto für Sie erstellt. Zur Aktivierung des Kontos erhalten Sie nach Abschluss der Bestellung eine E-Mail mit einem Aktivierungslink. Klicken Sie auf den Link, dann aktivieren Sie Ihr Konto und können Ihr Fahrtenbuch einrichten.

Haben Sie das Fahrtenbuch über Lexware oder Amazon bestellt? Dann enthält das beiliegende Handbuch einen Aktivierungscode. Auf der Website vimcar.de/registrierung können Sie damit ein neues Konto anlegen.

Bestellen Sie gleich hier.

Für die Nutzung unseres Fahrtenbuchsteckers in Ihrem Fahrzeug benötigen Sie eine funktionstüchtige OBD-Schnittstelle. Alle Fahrzeuge mit Ottomotor ab dem Baujahr 2001 oder Dieselmotor ab dem Baujahr 2004 müssen laut einer EU-Verordnung mit einer genormten OBD-Schnittstelle ausgerüstet sein. Alle BMW-Modelle ab dem Baujahr 2014 mit der Sonderausstattung SA302 (Diebstahlwarnanlage (DWA)) sowie Modelle der Hersteller Audi, Mini, Skoda, VW und Porsche, die mit einer auch die OBD-Schnittstelle überwachenden Alarmanlage ausgestattet sind, benötigen eine spezielle Konfiguration des VIMCAR Fahrtenbuchsteckers. Bitte kontaktieren Sie unser Support-Team in Berlin, wenn Sie planen, unser Fahrtenbuch in einem solchen Fahrzeug einzusetzen oder nicht sicher sind, ob Ihr Fahrzeug über die Sonderausstattung verfügt. Wir können Ihnen schnell weiterhelfen! Sollten Sie mit einem hier nicht aufgeführten Hersteller und unserem Stecker Probleme mit der Alarmanlage haben, dann helfen wir Ihnen natürlich auch hier gerne weiter.

Alle Jaguar-Modelle ab dem Baujahr 2014, Land Rover ab dem Baujahr 2018, Volvo ab dem Baujahr 2017 und VW Golf Motorvariante 1,6l / 81kW benötigen eine alternative Auslesetechnologie in Form unserer Vimcar Box.

Für verschiedene Einzelmodelle empfiehlt sich grundsätzlich die Nutzung der Vimcar Box oder weiterer Zubehörteile. Bitte achten Sie daher bei der Bestellung des VIMCAR Fahrtenbuches auf die korrekte Auswahl Ihres Fahrzeugs, damit wir Ihnen die optimale Hardware zur Verfügung stellen können.

Bedauerlicherweise ist derzeit eine Nutzung der VIMCAR Hardware in Tesla Modellen ab dem Baujahr 2022 nicht möglich.

Bitte kontaktieren Sie hier unseren Kundenservice. Wir finden die passende Lösung für Ihr Fahrzeug.

Die Lieferung Ihres Fahrtenbuchsteckers erfolgt nach Zahlungseingang innerhalb von 1 bis 3 Werktagen mit DHL. In Ihrem Paket erhalten Sie neben dem Stecker eine ausführliche Anleitung zur Installation des Geräts und zur Handhabung des Vimcar Fahrtenbuches.

In der Tat. Wir belohnen erfolgreiche Empfehlungen in der Familie und bei Freunden mit 50 EUR.

Wie das funktioniert, sehen Sie hier: FREUNDE WERBEN

Der Fahrtenbuchstecker ist mit einer SIM-Karte ausgerüstet und sendet die Daten selbstständig an das Vimcar-Rechenzentrum. Es ist daher nicht nötig, Ihr Smartphone während der Fahrt im Fahrzeug mitzuführen. Die Nutzung des Vimcar Fahrtenbuchs ist natürlich auch ohne Smartphone und ausschließlich über die Browser-Version möglich. Für die Datenübertragung wird standardmäßig das SSL-Verschlüsselungsprotokoll angewandt.

Die Zuordnung von Fahrtdaten und Benutzerkonto geschieht erst im verschlüsselten Vimcar-Datenzentrum. Somit können nur Sie als autorisierter Nutzer Ihre Fahrtenbuchdaten einsehen. Bei technischen Problemen können Sie ein Mitglied des Vimcar Kundensupports nach einer Identitätsverifizierung telefonisch dazu beauftragen, auf Ihr Kundenkonto zuzugreifen.

Kein Problem: Laden Sie sich die App einfach auf einem anderen Smartphone herunter und loggen Sie sich mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort Ihres Vimcar-Accounts ein. Da die Daten zentral im Vimcar Rechenzentrum gespeichert werden, finden Sie das Fahrtenbuch auf dem neuen Gerät so vor, wie Sie es auf dem alten Smartphone hinterlassen haben. Zur Sicherheit sollten Sie bei Verlust Ihres Smartphones das Zugangspasswort zu Ihrem Vimcar Account ändern, um Fremdzugriff vorzubeugen.

Die Zuordnung von Fahrtdaten und Benutzerkonto geschieht erst im verschlüsselten Vimcar-Datenzentrum. Somit können nur Sie als autorisierter Nutzer Ihre Fahrtenbuchdaten einsehen. Bei technischen Problemen können Sie ein Mitglied des Vimcar Kundensupports nach einer Identitätsverifizierung telefonisch dazu beauftragen, auf Ihr Kundenkonto zuzugreifen.

Fahrtdaten, die Ihr Fahrtenbuchstecker aufzeichnet, werden mittels Ihrer persönlichen IMEI pseudonymisiert übertragen. Innerhalb der geschützten Umgebung des Vimcar Rechenzentrums werden IMEIs und Nutzerkonten zugeordnet. Hier wird auch Ihr verschlüsseltes Backup vorgehalten. Alle Datenpakete, die zwischen Rechenzentrum und Ihrem Fahrtenbuch-Account ausgetauscht werden, sind mit dem SSL-Protokoll verschlüsselt. Die gesamte Vimcar Serverumgebung unterliegt dem "https Encryption" Standard. Die Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert und unterliegen den strengen Datenschutzregelungen nach BDSG und DSGVO.

Das ist möglich. Im Apple App Store müssen Sie unter Umständen nach der Smartphone-App filtern, damit Ihnen die App angezeigt wird.

Nein. Finanzämter behalten sich vor, die Anerkennung von Fahrtenbüchern grundsätzlich auf Einzelfallentscheidungen beruhen zu lassen. Da bei einer Prüfung neben der systemseitigen Komponente eines elektronischen Fahrtenbuchs auch das Nutzungsverhalten des Einreichenden bewertet wird, können wir für die Anerkennung Ihres Fahrtenbuchs keine Haftung übernehmen. Mit dem Vimcar Fahrtenbuchsystem sind Sie jedoch grundsätzlich auf der sicheren Seite: Es erfüllt sämtliche Anforderungen der Finanzbehörden an ein elektronisches Fahrtenbuch (siehe BMF Schreiben vom 18.11.2009, BStBl. I 2009, S. 1326 und BMF Schreiben vom 15.11.2012, BStBl. I 2012, S. 1099.).

Ihr handschriftliches Fahrtenbuch können Sie jederzeit digital mit Vimcar weiterführen. Auch der Wechsel von dem digitalen Fahrtenbuch eines anderen Anbieters ist problemlos möglich. Sollten Sie derzeit nach der 1 %-Regelung versteuern, beachten Sie bitte, dass der Umstieg auf die Fahrtenbuchmethode (egal, ob handschriftlich oder digital) aus steuerrechtlichen Gründen nur zum Jahreswechsel möglich ist. Die Ausnahme: Wenn Sie den Firmenwagen wechseln, können Sie auch unterjährig Ihre Versteuerungsmethode neu wählen.

Nein. Nach dem Ablauf der 7-Tage - Frist kann eine Fahrt nicht mehr geändert werden. Fahrten, die nicht innerhalb von sieben Tagen (genau 7x24 Stunden nach Ende der Fahrt) einer Kategorie zugewiesen werden, werden automatisch und final als Privatfahrten deklariert. Somit erfüllt Vimcar die wesentliche Anforderung, dass ein Fahrtenbuch zeitnah geführt werden muss. Damit Sie diese Frist nicht überschreiten, können Sie sich im Menü der Smartphone-App unter "Mein Profil" und "Fahrtenbuch" die "7-Tage-Erinnerung" aktivieren, die Sie vor Ablauf der Frist per E-Mail und Push-Benachrichtigung über nicht zugeordnete Fahrten informiert. In der Browserversion finden Sie diese Funktion unter den "Einstellungen" im Bereich "7-Tage Frist".

Ja. Änderungen sind bis zu sieben Tage (7x24h) nach dem Ende der Fahrt möglich. Änderungen werden in der sogenannten Änderungshistorie festgehalten und sind in Ihrem Fahrtenbuch-Export dokumentiert. Hiermit wird einer gesetzlichen Anforderung der Finanzbehörden entsprochen. Innerhalb der ersten sieben Tage können Adressen und Kategorien beliebig verändert werden. Ausgenommen ist das Trennen von zusammengeführten Fahrten, die bereits einer Kategorie zugewiesen sind.

Poolfahrzeuge sind Fahrzeuge, die von mehreren Mitarbeitern genutzt werden.