FAQ

Im besten Fall besteht für den Aufenthalt in der Werkstatt ein Protokoll, das aufzeigt, wie viele Kilometer gefahren wurden.

Sind diese Fahrten nicht im Fahrtenbuch ersichtlich, teilen Sie uns diese bitte unter Angabe aller bekannten Daten, wie z. B. der Abgabe- und Abholkilometerstände, sowie gefahrenen Distanzen, im folgenden Kontaktformular mit.

Die Abfahrt- und Ankunftszeit einer Fahrt sind für das ordnungsgemäße Führen eines Fahrtenbuches nicht notwendig.

Aus diesem Grund erscheinen diese Angaben nicht im PDF-Export. Eine Vielzahl weiterer Angaben finden Sie aber im CSV-Format des Exports.

Benötigen Sie die Angabe von Abfahrt- und Ankunftszeiten aus anderen Gründen in Ihrem PDF-Export, senden Sie uns eine kurze Nachricht über das Kontaktformular.

💡 Für einen finanzamtskonformen Export wählen Sie bitte ausschließlich das PDF-Format.

Sie müssen Nutzer nur in folgenden Fällen anlegen.

• Sie möchten anderen Nutzern administrative Rechte erteilen, damit Sie bestimmte Aufgaben in Fleet durchführen können.

• Fleet Fahrtenbuch: Sie möchten Nutzern erlauben, ein Fahrtenbuch für Fahrzeuge zu führen.

• Fleet Geo: Sie möchten Nutzern Beacons zuweisen, damit Sie wissen, welcher Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Fahrzeug gefahren hat.

1. Klicken Sie im Menü auf Nutzer.
2. Klicken Sie auf das + Symbol oben rechts in der Nutzerübersicht
3. Geben Sie die Details ein.
4. Klicken Sie auf Nutzer erstellen.

Typ

Ein Einzelnutzer hat eine eigene E-Mail-Adresse und ein eigenes Passwort. Nachdem Sie den Nutzer angelegt haben, erhält dieser automatisch eine E-Mail mit einem Aktivierungslink. Nach Klick auf den Link kann der Nutzer ein Passwort vergeben und sich anmelden.

Ein Gruppennutzer verfügt über Anmeldeinformationen, die von mehreren Mitarbeitern verwendet werden können. Beachten Sie, dass es hier potenzielle Sicherheitsüberlegungen gibt. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter, der Zugriff auf die Zugangsdaten hat, das Unternehmen verlässt, sollten Sie die Zugangsdaten ändern.

Darf neue Fahrzeuge hinzufügen

Setzen Sie hier ein Häkchen, um dem Nutzer das Hinzufügen neuer Fahrzeuge in der Fahrer-App zu ermöglichen.

💡 Sie können in den Flotteneinstellungen diese Option für alle neu angelegten Nutzer aktivieren.

Allgemeines über Gruppen

Erstellen Sie Gruppen zum Beispiel für verschiedene Teams, Standorte oder Funktionsbereiche.

Sie können danach nach diesen Gruppen filtern. So können Sie

• Fahrzeuge oder Nutzer der ausgewählten Gruppe übersichtlich auf Ihrer Karte sehen.

• schnell prüfen, ob die Fahrer einer Gruppe auch Zugang zu den entsprechenden

• Fahrzeugen haben.

• den Fahrern einer Gruppe den Zugang zu den Fahrzeugen über die

• Zugangsgewährung zu schneller gewähren oder zu entziehen.

Sie können ein Fahrzeug oder einen Nutzer auch mehreren Gruppen zuordnen.

Gruppe anlegen

1. Klicken Sie im Menü auf Gruppen.
2. Klicken Sie auf das + Symbol oben rechts in der Gruppenübersicht
3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein und klicken Sie auf Neue Gruppe erstellen.

Wenn das Fahrtenbuch aktiv ist, kann jeder Fahrer, der Zugriff auf das Fahrzeug hat, in der Vimcar Fahrtenbuch-App oder auf logbook.vimcar.com die Fahrten als Betriebsfahrt, Privatfahrt, Arbeitsweg oder Mischfahrt kategorisieren.

Als Fuhrparkmanager können Sie die Fahrtenbücher von Poolfahrzeugen in Fleet einsehen und bearbeiten. Bei Dienstwagen hat ausschließlich der zugewiesene Fahrer Zugriff auf das Fahrtenbuch.

💡 Sie können Einstellungen fürs Fahrtenbuch vornehmen, beispielsweise um die Privatsphäre Ihrer Fahrer zu schützen oder bestimmte Funktionen zu aktivieren bzw. deaktivieren.

Hinweis: Nach der Aktivierung des Fahrtenbuchs können Sie es nicht mehr deaktivieren. Wenn Sie das Fahrtenbuch beenden möchten, müssen Sie das Fahrzeug archivieren.

Sie können das Fahrtenbuch bei der Anlage eines Fahrzeugs aktivieren oder nachträglich in den Fahrzeugdetails.

Voraussetzung: In dem Fahrzeug ist Vimcar Hardware (Stecker oder Box) installiert.

Fahrzeug mit Hardware-ID aktivieren

1. Klicken Sie im Menü auf Fahrzeuge und dann in der Fahrzeugübersicht auf das Fahrzeug.
2. Klicken Sie in den Fahrzeugdetails im Bereich Einstellungen auf Aktivieren.

3. Geben Sie den aktuellen Kilometerstand ein. Der Startkilometerstand ist ein wichtiger Wert für das Vimcar Fahrtenbuch und sollte möglichst zeitnah hinterlegt werden.
   Sie können aber auch bei später hinterlegen ein Häkchen setzen, zum Beispiel wenn der Fahrer den Kilometerstand später in der Fahrtenbuch-App eingeben soll.

4. Klicken Sie auf Fahrtenbuch aktivieren.

Fahrzeug ohne Hardware-ID aktivieren

Wenn Sie bei der Anlage des Fahrzeugs keine Hardware-ID eingegeben haben, müssen Sie dies nachholen. Die Hardware-ID befindet auf der Rückseite des Geräts und liegt auch Ihrem Vimcar-Paket bei.

1. Klicken Sie auf Stecker verknüpfen.

2. Geben Sie die Hardware-ID ein und setzen Sie ein Häkchen bei Fahrtenbuch aktivieren.
3. Geben Sie den aktuellen Kilometerstand ein oder setzen Sie ein Häkchen bei später hinterlegen.
4. Klicken Sie auf Stecker verknüpfen.

In der allgemeinen Fahrzeugübersicht sehen Sie in der Kopfzeile den Namen des Fahrzeugs zusammen mit dem amtlichen Kennzeichen. Die Markierung dahinter zeigt den Status des Fahrzeugs als entweder Aktiv oder Archiviert an

Stammdaten

In diesem Bereich auf der linken Seite werden alle Stammdaten des Fahrzeugs gesammelt.

Dazu gehören allgemeine Daten wie Kennzeichen, Marke und Modell sowie ein Nickname, falls Sie diesen eingerichtet haben. Weiterhin sind hier Informationen über die Art des Fahrzeugs (z. B. Privat- oder Poolfahrzeug) und die zugehörige Hardware-ID hinterlegt.

Telematikeinstellungen

Die neue Übersicht zu Telematikeinstellungen des Fahrzeugs kann variieren je nach Paket, das Sie gebucht haben, bzw. welche Produkte Sie nutzen.

In diesem Bereich wird die IMEI der Vimcar Hardware angezeigt, die Sie mit dem Fahrzeug gekoppelt haben.

Für Fleet Fahrtenbuch wird Ihnen das Fahrtenbuch und dessen Status (Aktiv oder War aktiv) angezeigt. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie den Status Ihres Fahrtenbuchs ändern können.

Für Fleet Geo sehen Sie Optionen, um bestimmte Funktionalitäten zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Kilometerstand

Die Schätzung des aktuellen Kilometerstandes, die Sie in dieser Übersicht sehen, basiert auf digitalen Fahrtdaten und manueller Eingabe. Weitere Informationen finden Sie unter Kilometerstand aktualisieren.

Kostenstellen aktivieren

Die Verwendung von Kostenstellen bei der Fahrtkategorisierung müssen Sie in den Flotteneinstellungen aktivieren.

1. Klicken Sie im Menü auf Einstellungen und dann auf den Menüpunkt Flotteneinstellungen.
2. Legen Sie im Bereich Kostenstellen durch Schieben des entsprechenden Reglers fest, für welche Fahrten Kostenstellen verfügbar sind und ob die Eingabe zwingend erforderlich oder optional ist.

Ist beispielsweise der Regler für Betriebsfahrten aktiviert und als Pflichtfeld ausgewählt, muss der Fahrer zum Kategorisieren jeder Betriebsfahrt eine Kostenstelle angeben.

Kostenstelle anlegen

1. Klicken Sie im Menü auf Einstellungen und dann auf den Menüpunkt Kostenstellen.
2. Klicken Sie auf das + Symbol oben rechts in der Kostenstellenübersicht.
3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Kostenstelle ein und klicken Sie auf Speichern.

Kostenstelle bearbeiten, deaktivieren oder löschen

Klicken Sie in der Kostenstellenübersicht auf den entsprechenden Button:

Deaktivierte Kostenstellen werden in der Übersicht grau dargestellt. Sie können sie durch Klick auf den Button Aktivieren wieder aktivieren.

Über die “Fahrzeugortung” können Sie den aktuellen Standort aller Poolfahrzeuge einsehen, für die ein Standort verfügbar ist. Ein Standort ist dann verfügbar, wenn in einem Fahrzeug ein VIMCAR Gerät installiert ist oder anderweitig Zugriff auf die GPS-Daten erteilt worden ist. Diese werden als blaue Symbole mit weißen Autos angezeigt. Fahrzeuge, die sich bewegen, werden mit einem Pfeil in Fahrtrichtung angezeigt.

Poolfahrzeuge werden in der Regel von mehreren Personen genutzt und dürfen nicht für Privatfahrten verwendet werden. Dienstwagen sind Fahrzeuge, die fast ausschließlich von einer Person (auch für private Zwecke) genutzt werden. Daher gelten für sie andere Datenschutzanforderungen, denen wir in unserer Software gerecht werden.

Um die Routendokumentation innerhalb der Fuhrparkverwaltung zu nutzen, überprüfen Sie bitte, ob Ihr Poolfahrzeug für die Routendokumentation freigegeben ist.

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Dazu wählen Sie bitte das betreffende Fahrzeug in Ihrer Fahrzeugliste aus und überprüfen den unter "Einstellungen" aufgeführten Punkt "Routendokumentation aktivieren". Bitte stellen Sie hier sicher, dass diese Option aktiviert ist. Bitte beachten Sie, dass die Routendokumentation ausschließlich für Poolfahrzeuge zur Verfügung steht und aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht für Dienstwagen aktiviert werden kann. War die Option "Routendokumentation aktivieren" bisher nicht eingeschaltet, ist eine nachträgliche Darstellung der Fahrten vor der Aktivierung nicht möglich.

Sie haben die Möglichkeit innerhalb Ihrer Fuhrparkverwaltung weitere Benutzer zu Fuhrparkmanagern zu ernennen. Dazu wechseln Sie auf den Punkt "Einstellungen" > "Administratoren". Im Anschluss können Sie im Bereich "Administrator hinzufügen" den gewünschten Nutzer eingeben. Um eine Berechtigung zu entfernen, drücken Sie auf das Kreuz neben dem Benutzernamen. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion ausschließlich Superadministratoren bzw. Administratoren mit entsprechenden Nutzerverwaltungsrechten zur Verfügung steht.

Wenn Sie einen Dienstwagen für private Zwecke nutzen, hat der Fuhrparkverantwortliche in Vimcar Fleet keine Möglichkeit Ihr Fahrzeug zu orten oder gefahrene Routen nachzuvollziehen. Auch ein Anfordern des PDF-Exportes ist ausdrücklich nur ohne Privatfahrten möglich. Bitte wenden Sie sich bei weiteren Fragen hierzu an Ihren Fuhrpark-Manager.

Das Einstecken ist ganz einfach. Den Vimcar Fahrtenbuchstecker müssen Sie lediglich in die OBD2-Buchse im Fahrerraum Ihres Autos einstecken. Für die Installation ist der Besuch einer Werkstatt nicht nötig - auch die Motorhaube kann geschlossen bleiben. Sollten Sie den Steckplatz nicht direkt finden, hilft Ihnen unser Support-Team gerne weiter. Nutzen Sie dafür bitte das Kontaktformular.

Im Anschluss an die Bestellung über vimcar.de wird Ihr Vimcar Account automatisch für Sie erstellt.

Sie müssen den Account jetzt nur noch aktivieren. Dafür senden wir Ihnen einen Aktivierungslink zu, über den Sie die Einrichtung Ihres Vimcar Kontos abschließen können.

Der Link besitzt eine Gültigkeit von 24 Stunden.

Ihre persönliche Stecker-/Box-ID dient der eindeutigen Zuordnung Ihres Fahrtenbuchsteckers bzw. der Vimcar Box.

Die 15-stellige Nummer (sie beginnt mit 35 oder 8) befindet sich in Ihrem Handbuch, sowie auf Ihrem Gerät direkt neben dem QR-Code.

Sie benötigen die Stecker-ID, um die Einrichtung Ihres Vimcar Fahrtenbuches durchführen zu können.

Um die E-Mail-Adresse zu ändern, klicken Sie im Menü der Smartphone-App auf “Profil” und die angegebene E-Mail-Adresse. Anschließend können Sie im nächsten Fenster die neue E-Mail-Adresse eingeben.

In der Webversion klicken Sie bitte links unten auf Ihren Benutzernamen. Im oberen Bereich nutzen Sie nun den Button "Profil öffnen", um auf Ihr Shiftmove-Profil zuzugreifen. Alternativ können Sie auch direkt über profile.shiftmove.com auf diese Seite zugreifen.

Hier können Sie jetzt u. A. Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Zeitzone und Sprache für Ihre Vimcar Produkte festlegen. Außerdem können Sie hier zur erweiterten Sicherheit die Multi-Faktor-Authentifizierung aktivieren.

💡 Bitte beachten Sie: Durch die Änderung Ihrer E-Mail-Adresse im Fahrtenbuch-Account ändert sich nicht automatisch Ihre E-Mail-Adresse im Kundenportal, in dem Sie Ihre Vertrags- und Rechnungsdaten finden. Diese passen Sie bitte gesondert unter vimcar.chargebeeportal.com an.

Bestellen Sie gleich hier.

Nein. Finanzämter behalten sich vor, die Anerkennung von Fahrtenbüchern grundsätzlich auf Einzelfallentscheidungen beruhen zu lassen. Da bei einer Prüfung neben der systemseitigen Komponente eines elektronischen Fahrtenbuchs auch das Nutzungsverhalten des Einreichenden bewertet wird, können wir für die Anerkennung Ihres Fahrtenbuchs keine Haftung übernehmen. Mit dem Vimcar Fahrtenbuchsystem sind Sie jedoch grundsätzlich auf der sicheren Seite: Es erfüllt sämtliche Anforderungen der Finanzbehörden an ein elektronisches Fahrtenbuch (siehe BMF Schreiben vom 18.11.2009, BStBl. I 2009, S. 1326 und BMF Schreiben vom 15.11.2012, BStBl. I 2012, S. 1099.).

Nach den GoBD sind Sie verpflichtet, die Richtigkeit der Fahrtdaten vor Eingabe und Festschreibung im Fahrtenbuch zu überprüfen. Fehlerhafte Fahrtdaten müssen innerhalb der 7-Tage-Regel an unseren Kundensupport gemeldet werden. Sie sind zudem verpflichtet unsere Anwendungshinweise zu befolgen und keine Gesetze oder sonstigen Rechtsvorschriften im Zusammenhang mit der Nutzung des Vimcar Fahrtenbuchs zu verletzen.

Fahrtdaten, die Ihr Fahrtenbuchstecker oder die Telematikeinheit aufzeichnet, werden mittels Ihrer persönlichen IMEI pseudonymisiert übertragen. Innerhalb der geschützten Umgebung des Vimcar Rechenzentrums werden IMEIs und Nutzerkonten zugeordnet. Hier wird auch Ihr verschlüsseltes Backup vorgehalten. Alle Datenpakete, die zwischen Rechenzentrum und Ihrem Fahrtenbuch-Account ausgetauscht werden, sind mit dem SSL-Protokoll verschlüsselt. Die gesamte Vimcar Serverumgebung unterliegt dem "https Encryption" Standard. Die Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert und unterliegen den strengen Datenschutzregelungen nach BDSG und DSGVO.

Ja. Änderungen sind bis zu sieben Tage (7x24h) nach dem Ende der Fahrt möglich. Änderungen werden in der sogenannten Änderungshistorie festgehalten und sind in Ihrem Fahrtenbuch-Export dokumentiert. Hiermit wird einer gesetzlichen Anforderung der Finanzbehörden entsprochen. Innerhalb der ersten sieben Tage können Adressen und Kategorien beliebig verändert werden. Ausgenommen ist das Trennen von zusammengeführten Fahrten, die bereits einer Kategorie zugewiesen sind.

Das ist möglich. Im Apple App Store müssen Sie unter Umständen nach der Smartphone-App filtern, damit Ihnen die App angezeigt wird.