Fleet Admin
Hier finden Sie alle Fragen und Antworten zu der Bedienung und Nutzung des Vimcar Fleet Admin Pakets.
Vimcar Admin
Die häufigsten Fragen zu unserem Produkt Fahrtenbuch
Ist es möglich auch Nutzer ohne eigene E-Mail Adresse anzulegen?
Ihre Mitarbeiter haben keine eigene E-Mail Adresse? Kein Problem! Melden Sie sich bei Ihrem Vimcar Ansprechpartner, dieser wird Ihnen die Funktion freischalten, Nutzer ohne E-Mail-Adresse und über einen Benutzernamen anzulegen. Der Fuhrparkverantwortliche hat im Anschluss die Möglichkeit Passwörter manuell zu vergeben.
Wie verhalten wir uns, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen?
Wir empfehlen Ihnen nach Kategorisierung aller Fahrten das Fahrtenbuch zu beenden und zu archivieren. Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit den Nutzer zu sperren oder zu löschen. Der Nutzer kann dann nicht mehr auf das Fahrtenbuch zugreifen.
Der Aktivierungslink für den kürzlich neu angelegten Nutzer ist abgelaufen. Was können Sie in diesem Falle tun?
Sie haben die Möglichkeit den Link erneut zu versenden. Wählen Sie dafür das Ausrufezeichen im oberen Bereich des aufgerufenen Nutzers aus und klicken Sie die Option "neue Einladung schicken" an. Wurde der Account bereits aktiviert, steht die Option nicht mehr zur Verfügung.
Wie kann ich weitere Flottenmanager innerhalb der Flotte hinzufügen?
Sie haben die Möglichkeit, weitere Benutzer zu Flottenmanagern zu ernennen. Dazu wechseln Sie unter https://fleet.vimcar.com auf den Punkt "Einstellungen" > "Administratoren". Im Anschluss können Sie im Bereich "Administrator hinzufügen" den gewünschten Nutzer eingeben. Um eine Berechtigung zu entfernen, drücken Sie auf das Kreuz neben dem Benutzernamen. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion ausschließlich Superadministratoren bzw. Administratoren mit entsprechenden Nutzerverwaltungsrechten zur Verfügung steht.
Kann der Fahrzeugtyp nachträglich geändert werden?
Der Fahrzeugtyp kann nachträglich nicht durch den Anwender geändert werden. Gern hilft Ihnen hier unser Support-Team weiter. Bitte lassen Sie uns alle notwendigen Informationen zukommen, nutzen Sie dafür unser Kontaktformular.
Was ist der Unterschied zwischen einem Dienstwagen und einem Poolfahrzeug?
Poolfahrzeuge werden in der Regel von mehreren Personen genutzt und dürfen nicht für Privatfahrten verwendet werden. Dienstwagen sind Fahrzeuge, die fast ausschließlich von einer Person - auch für private Zwecke - genutzt werden. Daher gelten für sie andere Datenschutzanforderungen. Weiter Informationen finden Sie in unserem Lexikon.
Wie können Fahrzeuge angelegt werden?
Unter der Funktion "Fahrzeuge" können Sie alle Fahrzeuge und relevanten Informationen hinterlegen. Hier pflegen Sie alle Ihre Poolfahrzeuge und Dienstwagen ein, die in Ihrem Fuhrpark genutzt werden. Wir empfehlen Ihnen Fahrzeuge ausschließlich über Vimcar Fleet und nicht über das Vimcar Fahrtenbuch anzulegen. Damit stellen Sie sicher, dass alle Fahrzeugeinstellungen korrekt eingepflegt werden.
Das Fahrzeug kommt wieder in unseren Fahrzeugpool zurück. Wie kann ich dieses erneut an jemanden vergeben?
In der Fahrzeugansicht sehen Sie rechts neben dem Stift-Symbol drei Punkte. Wenn Sie auf diese drei Punkte klicken, können Sie Fahrzeuge, die mit keinem Stecker verknüpft sind, archivieren. Ebenso können hier die Fahrtenbücher von Fahrzeugen, die mit einem Stecker verknüpft sind, beendet werden. Sobald ein Stecker nicht mehr mit einem Fahrzeug verknüpft ist, können Sie diesen für ein neues Fahrzeug verwenden.
Was ist Vimcar Booking?
Vimcar Booking ist eine Buchungsplattform für Ihren Fuhrpark. Mit Vimcar Booking können Sie verfügbare Firmenfahrzeuge einsehen und für bestimmte Zeiträume reservieren, sowie Ihre Buchungen verwalten. Vimcar Booking steht Ihnen in allen Fleet Produkten kostenfrei zur Verfügung.
Sind immer alle Fahrzeuge für die Buchung durch Mitarbeiter freigegeben?
Sie können selbst entscheiden, welche Fahrzeuge Sie für die Buchungsoption freigeben. So können Sie sich beispielsweise dafür entscheiden, alle Poolfahrzeuge, nicht aber die Dienstwagen zu übertragen. Wählen Sie dazu als Administrator die Option "Für Buchung freigeben" in den Fahrzeugeinstellungen an.
Kann man Vimcar Booking auch ohne Hardware nutzen?
Ja, Sie können auch Fahrzeuge anlegen und verwalten, die nicht mit einem Vimcar Fahrtenbuchstecker ausgestattet sind.
Kann man Vimcar Booking auch via App nutzen?
Aktuell ist die Nutzung ausschließlich über die Webseite https://booking.vimcar.com oder direkt aus der Weboberfläche https://flotte.vimcar.com möglich. Selbstverständlich können Sie die Seiten auch auf Ihrem mobilen Endgerät aufrufen.
Was kostet Vimcar Booking?
Vimcar Booking steht Ihnen in den Fleet Produkten Fleet Admin und Fleet Pro zur Verfügung. Gern unterbreiten wir Ihnen ein individuelles Angebot unter vimcar.de/flottenmanagement/anfrage.
Kann ich Fahrtenbücher oder Kosten für Fahrzeuge exportieren, die bereits archiviert wurden?
Das ist selbstverständlich möglich:
- Im Bereich "Export" auf unserer Webseite fahrtenbuch.vimcar.com haben Sie die Möglichkeit zwischen der Anzeige aller/aktiver/archivierter Fahrzeuge zu wechseln.
- In den mobilen Applikationen wählen Sie dazu einfach das grau geführte Fahrzeug im "Export"-Bereich aus.
Sie sind nicht mehr Kunde? Schade. Trotzdem steht Ihnen Ihr Fahrten-Export weiterhin bis zu 10 Jahre lang zur Verfügung. Melden Sie sich dafür wie gewohnt in Ihrer App oder auf unserer Webseite an.
In welchen Formaten kann ich mein Fahrtenbuch exportieren?
Folgende Export-Formate sind möglich: CSV, XLSX, WISO, PDF, HAUFE. Der Export im PDF-Format enthält alle notwendigen Angaben für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und wird aufgrund seiner Unveränderbarkeit vom Finanzamt akzeptiert.
Bitte berücksichtigen Sie, dass wir die Export-Formate HAUFE und WISO in einem importfähigen Zustand zur Verfügung stellen, aber keine Unterstützung für die entsprechenden Programme anbieten können. Bitte wenden Sie sich bei Fragen an den Hersteller der jeweiligen Software.
Warum stehen keine Uhrzeiten auf meinem PDF-Export?
Die Abfahrt- und Ankunftszeit einer Fahrt sind für das ordnungsgemäße Führen eines Fahrtenbuches nicht notwendig.
Aus diesem Grund erscheinen diese Angaben nicht im PDF-Export. Eine Vielzahl weiterer Angaben finden Sie aber im CSV-Format des Exports.
Benötigen Sie die Angabe von Abfahrt- und Ankunftszeiten aus anderen Gründen in Ihrem PDF-Export, senden Sie uns eine kurze Nachricht über das Kontaktformular.
💡 Für einen finanzamtskonformen Export wählen Sie bitte ausschließlich das PDF-Format.
Wie können Tankkarten angelegt werden?
Unter dem Punkt "Tankkarten" haben Sie die Möglichkeit entweder die Vimcar UTA Tankkarte zu bestellen oder eine bereits vorhandene Tankkarte einzurichten. Mehr Informationen zum Thema "Tankkarten" finden Sie hier.
Was sind Kosten und wie können diese angelegten Einträge ausgeworfen werden?
Sowohl Fahrer als auch Fuhrparkverantwortliche können Ausgaben anlegen. Jede neue Ausgabe wird einem Fahrzeug und Kostenbereich zugewiesen. Alle wichtigen Eckdaten können Sie mitsamt Beleg speichern und nach Bedarf erneut abrufen oder exportieren. Rufen Sie dazu einfach den Punkt "Kosten" oder "Export" in Vimcar Fleet auf.
Was ist mit wiederkehrenden Kosten wie zum Beispiel Steuern. Müssen diese mehrmals eingeben werden?
Nein, dies ist nicht notwendig. Kosten können auch als wiederkehrende Kosten angelegt werden. Klicken Sie dafür auf das Kästchen “Wiederkehrend” und wählen Sie das gewünschte Intervall aus.
Größere Ausgabenlisten können Sie über den Kostenimport hochladen, wir pflegen die übermittelten Daten dann für Sie ein.
An was könnte es liegen, dass keine Kosten durch die Tankkartenintegration erfolgt?
Bitte beachten Sie, dass die Kennzeichen der Tankkarten mit den Kennzeichen in Fleet übereinstimmen müssen, damit die Zuordnung der Kosten funktioniert. Für weitere Fragen nutzen Sie bitte unser Kontaktformular.
Welche Tankkarten können bei Vimcar integriert werden?
Bisher sind Integrationen der Anbieter UTA, DKV, Aral und Westfalen möglich. Falls Sie Tankkarten eines anderen Anbieters in Vimcar Fleet integrieren möchten, kontaktieren Sie bitte Ihren Vimcar Ansprechpartner.
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