Fleet Pro
Hier finden Sie alle Fragen und Antworten zu der Bedienung und Nutzung des Vimcar Fleet Pro Pakets.
Vimcar Pro
Die häufigsten Fragen zu unserem Produkt Fleet Pro
Wie aktiviere ich die Führerscheinkontrolle in der Fuhrparkverwaltung?
Im Nutzerprofil können Sie über den Bereich "Führerscheinkontrolle" den Führerschein des Nutzers eingeben.Hierzu klicken Sie auf "Führerscheinkontrolle aktivieren" und füllen die vorgegebenen Felder aus. Die Nutzer können sowohl per E-Mail, als auch per SMS über eine anstehende Führerscheinkontrolle automatisch informiert werden.
Welche Vorteile bietet die Funktion "Führerscheinkontrolle"?
Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Führerscheine der Fahrer halbjährlich zu überprüfen. Mit unserer elektronischen Führerscheinkontrolle haben Sie Ihre Fahrer jederzeit im Blick. Diese übernehmen die Führerscheinkontrolle selbst und erhalten automatisierte Erinnerungen an Kontrollfristen. Der Fuhrparkverantwortliche muss erst im Eskalationsfall nach mehrfachem Versäumnis aktiv werden.
Was passiert, wenn die Nutzer Ihre Führerscheinkontrolle versäumen?
Im Bereich der Führerscheinkontrolle können Eskalationsempfänger bestimmt werden. Diese Nutzer werden bei einer versäumten Führerscheinkontrolle informiert, um weitere Schritte einleiten zu können. Erleichtert wird das, indem vom System Benachrichtigungen per Mail verschickt werden, sollte ein Prüfungsintervall von den Mitarbeitern nicht eingehalten werden.
Ist es möglich auch Nutzer ohne eigene E-Mail Adresse anzulegen?
Ihre Mitarbeiter haben keine eigene E-Mail Adresse? Kein Problem, melden Sie sich bei Ihrem Vimcar Ansprechpartner. Dieser wird Ihnen die Funktion freischalten, die es Ihnen ermöglicht, Nutzer ohne E-Mail-Adresse und über einen Benutzernamen anzulegen. Der Administrator vergibt in diesem Falle ein Passwort für den Nutzer. Im Nachgang kann Ihr Mitarbeiter dieses Passwort selbstverständlich in seinem eigenen Account ändern.
Wie verhalten wir uns wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen?
Wir empfehlen Ihnen nach der Kategorisierung aller Fahrten das Fahrtenbuch zu beenden und zu archivieren. Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit den Nutzer zu sperren oder zu löschen. Der Nutzer kann dann nicht mehr auf das Fahrtenbuch zugreifen.
Der Aktivierungslink für den kürzlich neu angelegten Nutzer ist abgelaufen. Was können Sie in diesen Falle tun?
Sie haben die Möglichkeit den Link erneut zu versenden. Wählen Sie dafür das Ausrufezeichen im oberen Bereich des aufgerufenen Nutzers aus und klicken Sie die Option "neue Einladung schicken" an. Wurde der Account bereits aktiviert, steht die Option nicht mehr zur Verfügung.
Wie kann ich weitere Flottenmanager innerhalb der Flotte hinzufügen?
Sie haben die Möglichkeit weitere Benutzer zu Flottenmanagern zu ernennen. Dazu wechseln Sie unter https://flotte.vimcar.com auf den Punkt "Einstellungen" > "Administratoren". Im Anschluss können Sie im Bereich "Administrator hinzufügen" den gewünschten Nutzer eingeben. Um eine Berechtigung zu entfernen, drücken Sie auf das Kreuz neben dem Benutzernamen. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion ausschließlich Superadministratoren bzw. Administratoren mit entsprechenden Nutzerverwaltungsrechten zur Verfügung steht.
Kann ich Statistiken zu Fahrzeugen und Fahrern erhalten?
Eine Auswertung der Fahrer- und Fahrzeugstatistik ist jederzeit innerhalb der Flottenverwaltung möglich. Navigieren Sie dazu auf dem linken Menüpunkt „Statistiken“ und wählen Sie das entsprechende Untermenü aus.
Kann ich meine Kontakte in Fleet verwalten?
Ja, Sie können sowohl die Nutzer in Gruppen unterteilen, als auch Geschäftspartner und vorgefertigte Anlässe als Listen einer bestimmten Gruppe zuordnen. Diese Geschäftspartner und Anlässe sind dann für die Gruppenmitglieder in den Fahrtenbuch-Apps sichtbar und können zur schnellen Zuordnung von Fahrten verwendet werden.
Wie können Fahrzeuge angelegt werden?
Unter der Funktion "Fahrzeuge" können Sie alle Fahrzeuge und relevanten Informationen hinterlegen. Hier pflegen Sie alle Ihre Poolfahrzeuge und Dienstwagen ein, die in Ihrem Fuhrpark genutzt werden. Wir empfehlen Ihnen Fahrzeuge ausschließlich über Vimcar Fleet und nicht über das Vimcar Fahrtenbuch anzulegen. Damit stellen Sie sicher, dass alle Fahrzeugeinstellungen korrekt eingepflegt werden.
Kann der Fahrzeugtyp auch im nachhinein abgeändert werden?
Der Fahrzeugtyp kann nachträglich durch den Anwender nicht geändert werden. Gern hilft Ihnen hier unser Support-Team weiter. Bitte lassen Sie uns alle notwendigen Informationen zukommen, nutzen Sie dafür unser Kontaktformular.
Wie können Fahrzeuge angelegt werden?
Unter der Funktion Fahrzeuge können Sie alle Fahrzeuge und relevanten Informationen hinterlegen. Hier pflegen Sie alle Ihre Poolfahrzeuge und Dienstwagen ein, die in Ihrem Fuhrpark genutzt werden. Wir empfehlen, dass Sie Fahrzeuge über Vimcar Fleet und nicht das Vimcar Fahrtenbuch anlegen, um fehlerhafte Fahrzeugeinstellungen zu verhindern.
Das Fahrzeug kommt wieder in unseren Fahrzeugpool zurück. Wie kann ich dieses erneut an jemanden vergeben?
In der Fahrzeugansicht sehen Sie rechts neben dem Stift-Symbol drei Punkte. Wenn Sie auf diese drei Punkte klicken, können Sie Fahrzeuge, die mit keinem Stecker verknüpft sind, archivieren. Ebenso können hier die Fahrtenbücher von Fahrzeugen, die mit einem Stecker verknüpft sind, beendet werden. Sobald ein Stecker nicht mehr mit einem Fahrzeug verknüpft ist, können Sie diesen für ein neues Fahrzeug verwenden.
Was ist der Unterschied zwischen einem Dienstwagen und einem Poolfahrzeug?
Poolfahrzeuge werden in der Regel von mehreren Personen genutzt und dürfen nicht für Privatfahrten verwendet werden. Dienstwagen sind Fahrzeuge, die fast ausschließlich von einer Person (auch für private Zwecke) genutzt werden. Daher gelten für sie andere Datenschutzanforderungen, denen wir in unserer Software gerecht werden.
Bei wem kann ich die Routendokumentation aktivieren?
Um den strengen datenschutzrechtlichen Vorgaben zu genügen, kann die Routendokumentation ausschließlich für Poolfahrzeuge aktiviert werden. Weitere Informationen rund um das Thema "Poolfahrzeuge" finden Sie in unserem Lexikon.
Was sind Poolfahrzeuge?
Poolfahrzeuge sind Fahrzeuge, die von mehreren Mitarbeitern genutzt werden.
Was sind Dienstfahrzeuge?
Dienstwagen können nur einem Mitarbeiter zugewiesen werden, da dieser das Fahrzeug auch für private Fahrten nutzen könnte.
Kann ich Fahrtenbücher oder Kosten eines Fahrzeugs exportieren, welche bereits archiviert wurden?
Das ist möglich. Unter dem Bereich “Export” können Sie eine Kostenübersicht für den gesamten Fuhrpark oder einzelne Fahrzeuge herunterladen. Es kann hier zwischen einer Ansicht der aktiven, archivierten und allen Fahrzeugen gewechselt werden. Wählen Sie dazu einfach die Fahrzeuge aus, für die Sie einen Export anfordern möchten.
In welchen Formaten kann ich einen Export des Fahrtenbuches erzeugen?
Folgende Export-Formate sind möglich: CSV, XLSX, WISO, PDF, HAUFE. Der Export im PDF-Format enthält alle notwendigen Angaben für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und wird aufgrund seiner Unveränderbarkeit vom Finanzamt akzeptiert. Bitte berücksichtigen Sie, dass wir die Exportformate HAUFE und WISO in einem importfähigen Zustand zur Verfügung stellen, aber keine Unterstützung für die entsprechenden Programme anbieten können. Bitte wenden Sie sich bei Fragen an den Hersteller der jeweiligen Software.
Sind immer alle Fahrzeuge für die Buchung durch Mitarbeiter freigegeben?
Ja, Sie können selbst entscheiden, welche Fahrzeuge Sie aus Vimcar Fleet nach Vimcar Booking übertragen. So können Sie sich beispielsweise dafür entscheiden, alle Poolfahrzeuge, nicht aber die Dienstwagen zu übertragen.
Kann man Vimcar Booking auch ohne Hardware nutzen?
Ja, Sie können auch Fahrzeuge anlegen und verwalten, die nicht mit einem Vimcar Fahrtenbuchstecker ausgerüstet sind.
Kann man Vimcar Booking auch via App nutzen?
Nein, derzeit können Sie Vimcar Booking nur im Browser nutzen.
Wie erreiche ich das Fahrtenbuch, wenn ich mir selbst ein Fahrzeug zugeordnet habe?
Die Organisation des Fuhrparks, wie zum Beispiel die Anlage der Fahrzeuge oder das Erstellen von Nutzern, erfolgt über https://flotte.vimcar.com.
Die tatsächliche Verwaltung von zugewiesenen Fahrzeugen erfolgt via https://fahrtenbuch.vimcar.com oder über die mobile Vimcar Applikation.
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