Datenschutz & Rechtliches

Der VIMCAR Fahrtenbuchstecker bzw. die Telematikeinheit nutzt Fahrzeugdaten, um die zurückgelegten Distanzen Ihrer Fahrten zu erfassen. Diese Daten werden von unseren Geräten mithilfe einer integrierten SIM-Karte an das VIMCAR-Rechenzentrum versendet. Dort werden diese verschlüsselt gespeichert und an Ihre Fahrtenbuch-App weitergeleitet werden. Außerdem besitzen die Geräte der einen GPS-Empfänger zur Ermittlung der Start- und Zieladressen Ihrer Fahrten.

Aufgrund der integrierten SIM-Karte, funktioniert VIMCAR, ohne dass Sie das Smartphone während der Fahrt dabei haben müssen. Das erlaubt Ihnen ebenfalls, das Fahrtenbuch von Ihrem PC aus zu führen.

Fahrtdaten, die Ihr Fahrtenbuchstecker oder die Telematikeinheit aufzeichnet, werden mittels Ihrer persönlichen IMEI pseudonymisiert übertragen. Innerhalb der geschützten Umgebung des VIMCAR Rechenzentrums werden IMEIs und Nutzerkonten zugeordnet. Hier wird auch Ihr verschlüsseltes Backup vorgehalten. Alle Datenpakete, die zwischen Rechenzentrum und Ihrem Fahrtenbuch-Account ausgetauscht werden, sind mit dem SSL-Protokoll verschlüsselt. Die gesamte VIMCAR Serverumgebung unterliegt dem "https Encryption" Standard. Die Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert und unterliegen den strengen Datenschutzregelungen nach BDSG und DSGVO.

Die Zuordnung von Fahrtdaten und Benutzerkonto geschieht erst im verschlüsselten VIMCAR-Datenzentrum. Somit können nur Sie als autorisierter Nutzer Ihre Fahrtenbuchdaten einsehen. Bei technischen Problemen können Sie ein Mitglied des VIMCAR Kundensupports nach einer Identitätsverifizierung telefonisch oder schriftlich dazu beauftragen, auf Ihr Kundenkonto zuzugreifen.

Ja, mit VIMCAR ist es möglich, dass Sie einen kompletten Fuhrpark mit diversen Nutzern und Fahrzeugen verwalten.

Sollten Sie Fragen zur Fuhrparklösung von VIMCAR haben, senden Sie uns gern eine E-Mail an flotte@vimcar.com oder registrieren Sie sich hier für einen unverbindlichen 30-Tage-Test.

Mehr Informationen rund um das Thema "Fuhrpark" finden Sie in unserem VIMCAR Lexikon.

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VIMCAR gibt Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Sie entscheiden, welche Daten Sie selbstständig anfordern, ausdrucken und weitergeben möchten.

Die Zuordnung von Fahrtdaten und Benutzerkonto geschieht erst im verschlüsselten VIMCAR-Datenzentrum. Somit können nur Sie als autorisierter Nutzer Ihre Fahrtenbuchdaten einsehen. Bei technischen Problemen können Sie ein Mitglied des VIMCAR Kundensupports nach einer Identitätsverifizierung telefonisch dazu beauftragen, auf Ihr Kundenkonto zuzugreifen.

Für Privatfahrten werden nur die tatsächlichen gefahrenen Kilometer und die entsprechende Kategorie dargestellt. Unseren Musterexport finden Sie hier.

Mit der Multi-Faktor-Authentifizierung können Benutzer ihr Konto mit einer zusätzlichen Sicherheitsebene schützen, indem sie bei der Anmeldung eine zusätzliche Verifizierung vornehmen müssen.

Dies dient dazu, die in Ihren Shiftmove Produkten gespeicherten Daten zusätzlich zu schützen. Nach der MFA-Aktivierung sind alle Ihre Shiftmove Konten (Avrios, VIMCAR (Fleet) Fahrtenbuch, VIMCAR Fleet Geo) nur noch nach Eingabe Ihres einmaligen Zugangscodes verfügbar.

Derzeit werden zwei Methoden der Multi-Faktor-Authentifizierung unterstützt.

1. E-Mail-basiert

‍Der Nutzer erhält einen einmaligen Zugangscode an die in seinem Shiftmove Profil angegebene E-Mail-Adresse

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2. Zeitbasierte Einmal-Passwörter (TOTP) über eine App

‍Der Nutzer erhält einen einmaligen Zugangscode in einer Authentifizierungs-App wie Google Authenticator oder anderen (Authy, Duo, etc.)

Um MFA zu aktivieren, gehen Sie zu Ihrem Shiftmove User Profil auf profile.shiftmove.com, navigieren Sie zum Abschnitt Sicherheit und starten Sie den MFA Aktivierungsprozess, indem Sie auf den Button “Sicherheit” klicken.

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Sie gelangen zu einem Schritt, bei dem Sie aufgefordert werden, Ihr aktuelles Passwort für Ihr Konto einzugeben, und können dann die gewünschte MFA Methode aus den beiden verfügbaren Optionen auswählen.

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Aktivieren des E-Mail-basierten Schutzes

Wenn Sie sich für die E-Mail-basierte MFA entscheiden, erhalten Sie ein Einmalpasswort an die mit Ihrem Konto verbundene E-Mail. Geben Sie diesen Code im nächsten Schritt in Ihr Shiftmove Profil ein, um die Multi-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren.

💡 Fügen Sie Shiftmove zu Ihren E-Mail-Kontakten hinzu, um zu vermeiden, dass E-Mails mit Einmalpasswörtern als Spam markiert werden. Das verhindert Probleme beim Einloggen.

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Aktivieren des App-basierten Schutzes

Wenn Sie sich für die zeitbasierten Einmalpasswörter mit der Authenticator App entscheiden, müssen Sie den QR-Code vom Bildschirm scannen oder alternativ den Aktivierungscode aus Ihrem Shiftmove Profil kopieren und in Ihre Authenticator App einfügen. Geben Sie den generierten Einmalpasscode im nächsten Schritt in Ihr Shiftmove Profil ein, um die Multi-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren.

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Wiederherstellungscodes

Nach der Aktivierung von MFA werden Sie einen Satz von Wiederherstellungscodes sehen. Bewahren Sie diese an einem sicheren Ort auf. Mit den Wiederherstellungscodes können Sie sich im System anmelden, falls Sie keinen Zugang zu Ihrer E-Mail oder Authentifizierungs-App haben oder diesen verlieren. In diesem Fall können die Codes als einmaliger Zugangscode verwendet werden.

Tipp: Ein Wiederherstellungscode kann nur einmal verwendet werden. Sobald Sie einen Code verwendet haben, markieren Sie diesen als bereits verwendet, um zu verhindern, dass Sie denselben Code erneut eingeben.

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Anmeldung im System mit aktivierter MFA

Sobald MFA für Ihr Konto aktiviert ist, werden Sie bei jeder Anmeldung aufgefordert, zunächst Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort einzugeben. Zusätzlich werden Sie aufgefordert, einen einmaligen Zugangscode einzugeben. Je nach gewählter Schutzmethode wird dieser Code entweder per E-Mail gesendet oder von Ihrer Authentifizierungs-App generiert. Sollte Ihre E-Mail oder Ihre Authentifizierungs-App nicht verfügbar sein, verwenden Sie bitte einen Ihrer Wiederherstellungscodes anstelle eines neu generierten Einmalpassworts.

Um MFA zu deaktivieren, gehen Sie zu Ihrem Shiftmove User Profil auf profile.shiftmove.com, navigieren Sie zum Abschnitt Sicherheit und starten Sie den Deaktivierungsprozess, indem Sie auf die Schaltfläche "Multi-Faktor-Authentifizierung deaktivieren" klicken.

Sie werden zu einem Schritt weitergeleitet, bei dem Sie aufgefordert werden, Ihr aktuelles Kontopasswort sowie ein Einmalpasswort einzugeben. Erst dann können Sie die Deaktivierung der MFA bestätigen.

VIMCAR wendet SSL und https als Verschlüsselungstechnologie an. Mit diesem Protokoll sind weltweit alle gängigen Sicherheitsanwendungen, wie Banking- oder E-Mail-Services, geschützt. Personenbezogene Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert und unterliegen den strengen Datenschutzregelungen nach BDSG und DSGVO. VIMCAR verwendet ein rollenbasiertes Zugriffssystem und arbeitet mit einem externen Datenschutzbeauftragten zusammen, um die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien konstant zu gewährleisten.

Nein, Ihre Daten sind in einem redundant vorgehaltenen und verschlüsselten Backup gesichert. Neues Smartphone? App aus Versehen gelöscht? Kein Problem: Stellen Sie Ihr elektronisches Fahrtenbuch jederzeit mit Ihrem persönlichen Login auf einem anderen Endgerät wieder her.

Kein Problem: Laden Sie sich die App einfach auf einem anderen Smartphone herunter und loggen Sie sich mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort Ihres VIMCAR-Accounts ein. Da die Daten zentral im VIMCAR Rechenzentrum gespeichert werden, finden Sie das Fahrtenbuch auf dem neuen Gerät so vor, wie Sie es auf dem alten Smartphone hinterlassen haben. Zur Sicherheit sollten Sie bei Verlust Ihres Smartphones das Zugangspasswort zu Ihrem VIMCAR Account ändern, um Fremdzugriff vorzubeugen.

Ja, Sie haben die Möglichkeit über unsere Web-Applikation Ihre Fahrten zu bearbeiten.

Nein. Bitte nutzen Sie zur Pflege Ihrer Fahrten die Web-Applikation über Ihren Internetbrowser.

Das ist möglich. Im Apple App Store müssen Sie unter Umständen nach der Smartphone-App filtern, damit Ihnen die App angezeigt wird.

Poolfahrzeuge werden in der Regel von mehreren Personen genutzt und dürfen nicht für Privatfahrten verwendet werden. Dienstwagen sind Fahrzeuge, die fast ausschließlich von einer Person (auch für private Zwecke) genutzt werden. Daher gelten für sie andere Datenschutzanforderungen, denen wir in unserer Software gerecht werden.

Wenn Sie einen Dienstwagen für private Zwecke nutzen, dann hat Ihr Vorgesetzter keine Möglichkeit, Ihr Fahrzeug zu orten. Auch ein Anfordern des PDF-Exportes wäre lediglich für die betrieblichen Fahrten möglich. Bitte wenden Sie sich hierfür an den Vorgesetzten, welcher die Fuhrparkverwaltung organisiert und verwaltet.

Poolfahrzeuge sind Fahrzeuge, die von mehreren Mitarbeitern genutzt werden.

Dienstwagen können nur einem Mitarbeiter zugewiesen werden, da dieser das Fahrzeug auch für private Fahrten nutzen könnte.

Fahrten müssen nach der Fahrt innerhalb von sieben Tagen (7x24h ab Ende der Fahrt) kategorisiert werden. Verstreicht dieser Zeitraum, werden nicht zugewiesene Fahrten automatisch als Privatfahrten abgespeichert und können nicht mehr bearbeitet werden. So ist sichergestellt, dass alle Angaben, die sich für den Nutzer des Fahrtenbuchs steuermindernd auswirken könnten, innerhalb einer Woche nach Beendigung der Fahrt eingetragen werden. Die Frist von sieben Tagen beruht auf der aktuellen Rechtsprechung (siehe Lohnsteuer-Richtlinien R 8.1 Abs. 9 Nr.2, LOSt-Hinweise H 8.1 Abs. 9-10). Mit dieser Funktion stellen wir sicher, dass falls Sie einmal das Fahrtenbuchführen vergessen haben sollten, dieses immer noch nachweislich und zu jeder Zeit zeitnah geführt wurde.

Nein. Nach dem Ablauf der 7-Tage-Frist kann eine Fahrt nicht mehr geändert werden. Fahrten, die nicht innerhalb von sieben Tagen (genau 7x24 Stunden nach Ende der Fahrt) einer Kategorie zugewiesen werden, werden automatisch und final als Privatfahrten deklariert. Somit erfüllt VIMCAR die wesentliche Anforderung, dass ein Fahrtenbuch zeitnah geführt werden muss. Damit Sie diese Frist nicht überschreiten, können Sie sich im Menü der Smartphone-App unter "Profil" und "Erinnerungen" die Erinnerung aktivieren, die Sie vor Ablauf der Frist per E-Mail und Push-Benachrichtigung über nicht zugeordnete Fahrten informiert. In der Browserversion finden Sie diese Funktion unter den "Einstellungen" im Bereich "7-Tage-Frist".

Sie können Ihre Fahrten jederzeit ganz einfach über die App oder die Webbrowser-Version kategorisieren.

In der App: Klicken Sie auf den Bereich “Fahrtenbuch” in der unteren Menüleiste. Hier sehen Sie alle bisher getätigten Fahrten. Mit einem Wisch nach links können Sie die gewünschte Fahrtkategorie auswählen. Mit einem Klick auf die Fahrt gelangen Sie in die Detailansicht.

In der Webbrowser-Version: Klicken Sie auf den Bereich “Fahrzeuge” und wählen, falls mehrere Fahrzeuge vorhanden, das gewünschte Auto aus. Jetzt sehen Sie in dem Bereich “Fahrten” die Übersicht der getätigten Fahrten. Über einen Klick auf das Plus-Symbol können Sie jetzt die Fahrt kategorisieren. Über einen Klick auf die Fahrt gelangen Sie in die Detailansicht.

Weitere Informationen rund um das Thema "Fahrtenkategorien" finden Sie hier. Bei Fragen zur Kategorisierung Ihrer Fahrten wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.

Das Feld kann eine Hilfestellung für den Prüfenden sein. Sollten Sie z. B. eine Umwegfahrt vornehmen (z. B. eine wesentlich längere Strecke wegen eines Staus wählen oder innerhalb einer Stadt aufgrund erhöhten Verkehrsaufkommens) notieren Sie in dem Feld "Bemerkung" aus welchem Grund Sie die (im Zweifel wesentlich längere Strecke) gewählt haben. Das Finanzamt kann die im Fahrtenbuch aufgezeichnete Streckenlänge mit den Streckenlängen gängiger Routenplaner abgleichen. Kommt es zu erheblichen Abweichungen bei einzelnen Fahrten, können Sie über Ihre Notizen in der Spalte "Bemerkung" nachweisen, warum Sie die längere Strecke gewählt haben und dass der Umweg rein betrieblich und nicht privat veranlasst war.

Nein. Finanzämter behalten sich vor, die Anerkennung von Fahrtenbüchern grundsätzlich auf Einzelfallentscheidungen beruhen zu lassen. Da bei einer Prüfung neben der systemseitigen Komponente eines elektronischen Fahrtenbuchs auch das Nutzungsverhalten des Einreichenden bewertet wird, können wir für die Anerkennung Ihres Fahrtenbuchs keine Haftung übernehmen. Mit dem VIMCAR Fahrtenbuchsystem sind Sie jedoch grundsätzlich auf der sicheren Seite: Es erfüllt sämtliche Anforderungen der Finanzbehörden an ein elektronisches Fahrtenbuch (siehe BMF Schreiben vom 18.11.2009, BStBl. I 2009, S. 1326 und BMF Schreiben vom 15.11.2012, BStBl. I 2012, S. 1099.).

Ja. Der Begriff "Revisionssicherheit" fasst eine Reihe von Funktionen zusammen, die die Manipulation von Fahrtdatensätzen ausschließt und ihre Verarbeitung transparent macht. Bei VIMCAR funktioniert das so: Jede von Ihnen unternommene Fahrt wird automatisch und lückenlos als unveränderbarer Datensatz im verschlüsselten VIMCAR Datenzentrum hinterlegt. Diese Datensätze werden durch Ihre Eintragungen in Ihrem Account angereichert. Einträge können jedoch nicht gelöscht oder in ihrer Reihenfolge verändert werden. Jede Anpassung, die nachträglich in den Detailfeldern einzelner Einträge vorgenommen wird (z. B. Fahrtkategorie, Name des Geschäftspartners, Anlass), ist in der Änderungshistorie Ihres Fahrtenbuchs vermerkt und im PDF-Export einsehbar. Der PDF-Export ist unveränderbar. Die aktuelle Gesetzeslage rund um die Besteuerung von beruflich genutzten PKWs wurden in unserem Entwicklungsprozess streng befolgt. Zukünftige Gesetzesänderungen werden gemeinsam mit den VIMCAR Steuerspezialisten eingearbeitet, sodass Ihr Fahrtenbuch-System stets auf dem aktuellen Stand ist.

Ja. Änderungen sind bis zu sieben Tage (7x24h) nach dem Ende der Fahrt möglich. Änderungen werden in der sogenannten Änderungshistorie festgehalten und sind in Ihrem Fahrtenbuch-Export dokumentiert. Hiermit wird einer gesetzlichen Anforderung der Finanzbehörden entsprochen. Innerhalb der ersten sieben Tage können Adressen und Kategorien beliebig verändert werden. Ausgenommen ist das Trennen von zusammengeführten Fahrten, die bereits einer Kategorie zugewiesen sind.

Ja. Ihr VIMCAR Fahrtenbuch-Account speichert jede nachträgliche Änderung, die Sie in Ihrem Fahrtenbuch vornehmen und dokumentiert diese in Ihrem PDF-Export, den Sie beim Finanzamt einreichen. Diese Änderungen sind nur bis zu sieben Tage nach Beenden der Fahrt möglich. Wird die Fahrt innerhalb von sieben Tagen keiner der drei Kategorien (Privatfahrt, Betriebsfahrt, Arbeitsweg) zugeordnet, wird sie automatisch als Privatfahrt vermerkt. Definitionen der verschiedenen Fahrtenkategorien finden Sie hier.

Ja, andernfalls kann das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch verwerfen! Gemäß den Verlautbarungen der Finanzverwaltung muss der tatsächliche Tachostand im Halbjahres- oder Jahresabstand im Fahrtenbuch dokumentiert werden.

Wir setzen deshalb auf größtmögliche Sicherheit: Unser System fragt Sie alle 5.000 gefahrene Kilometer oder alle 30 Tage nach dem Kilometerstand laut Tacho. Bitte kommen Sie dieser Aufforderung regelmäßig nach, mindestens aber zweimal im Jahr. Das Unterlassen dieser Aufforderung stellt einen Verstoß gegen unsere AGB dar.

Damit die Kilometerstandeingabe korrekt verarbeitet werden kann, darf diese nicht während einer laufenden Fahrt erfolgen. Ideal ist daher die Eingabe vor der ersten oder nach der letzten Fahrt des Tages.

Nimmt unser System Ihre Kilometerstandeingabe nicht an und erscheint eine Fehlermeldung, kontaktieren Sie schnellstmöglich unseren Kundensupport unter Angabe Ihres aktuellen Kilometerstands sowie des Ablesezeitpunktes (Datum und Uhrzeit). Nur so können wir frühzeitig überprüfen, ob es Probleme in der Fahrtenaufzeichnung gibt.