Flottenmanagement

Wenn das Fahrtenbuch aktiv ist, kann jeder Fahrer, der Zugriff auf das Fahrzeug hat, in der VIMCAR Fahrtenbuch-App oder auf logbook.vimcar.com die Fahrten als Betriebsfahrt, Privatfahrt, Arbeitsweg oder Mischfahrt kategorisieren.

Als Fuhrparkmanager können Sie die Fahrtenbücher von Poolfahrzeugen in Fleet einsehen und bearbeiten. Bei Dienstwagen hat ausschließlich der zugewiesene Fahrer Zugriff auf das Fahrtenbuch.

💡 Sie können Einstellungen fürs Fahrtenbuch vornehmen, beispielsweise um die Privatsphäre Ihrer Fahrer zu schützen oder bestimmte Funktionen zu aktivieren bzw. deaktivieren.

Hinweis: Nach der Aktivierung des Fahrtenbuchs können Sie es nicht mehr deaktivieren. Wenn Sie das Fahrtenbuch beenden möchten, müssen Sie das Fahrzeug archivieren.

Sie können das Fahrtenbuch bei der Anlage eines Fahrzeugs aktivieren oder nachträglich in den Fahrzeugdetails.

Voraussetzung: In dem Fahrzeug ist VIMCAR Hardware (Stecker oder Box) installiert.

Fahrzeug mit Hardware-ID aktivieren

1. Klicken Sie im Menü auf Fahrzeuge und dann in der Fahrzeugübersicht auf das Fahrzeug.
2. Klicken Sie in den Fahrzeugdetails im Bereich Einstellungen auf Aktivieren.

3. Geben Sie den aktuellen Kilometerstand ein. Der Startkilometerstand ist ein wichtiger Wert für das VIMCAR Fahrtenbuch und sollte möglichst zeitnah hinterlegt werden.
   Sie können aber auch bei später hinterlegen ein Häkchen setzen, zum Beispiel wenn der Fahrer den Kilometerstand später in der Fahrtenbuch-App eingeben soll.

4. Klicken Sie auf Fahrtenbuch aktivieren.

Fahrzeug ohne Hardware-ID aktivieren

Wenn Sie bei der Anlage des Fahrzeugs keine Hardware-ID eingegeben haben, müssen Sie dies nachholen. Die Hardware-ID befindet auf der Rückseite des Geräts und liegt auch Ihrem VIMCAR-Paket bei.

1. Klicken Sie auf Stecker verknüpfen.

2. Geben Sie die Hardware-ID ein und setzen Sie ein Häkchen bei Fahrtenbuch aktivieren.
3. Geben Sie den aktuellen Kilometerstand ein oder setzen Sie ein Häkchen bei später hinterlegen.
4. Klicken Sie auf Stecker verknüpfen.

Fahrtenbuch einsehen

1. Klicken Sie im Menü auf Fahrzeuge und dann in der Fahrzeugübersicht auf das Fahrzeug.
2. Klicken Sie auf den Reiter Fahrtenbuch.

Sie sehen eine Übersicht aller getätigten – inklusive unkategorisierten – Fahrten des ausgewählten Fahrzeuges.

Fahrten filtern

Sie können die Fahrten filtern, beispielsweise um nur unkategorisierten Fahrten anzuzeigen.

1. Klicken Sie auf das Filtersymbol rechts oberhalb der Fahrten.

2. Wählen Sie die gewünschten Filterkriterien.

Fahrten kategorisieren

In der Regel werden die Fahrten von den Fahrern in der VIMCAR Fahrtenbuch-App kategorisiert, Sie können aber bei Poolfahrzeugen auch selber die Fahrtenkategorisierung in Fleet durchführen.

Hinweis: Die Kategorisierung müssen Sie innerhalb von 7 Tagen nach der jeweiligen Fahrt durchführen. Wurde eine Fahrt innerhalb der 7 Tage Frist nicht kategorisiert, wird diese automatisch als Privatfahrt kategorisiert. Die Kategorisierung kann dann nicht mehr geändert werden. Sie können jedoch auch nach Ablauf der 7 Tage der Privatfahrt einen Fahrer zuzuweisen oder den Fahrer ändern.

Klicken Sie auf das graue Plus-Symbol rechts von der Fahrt und wählen Sie aus, ob es sich um eine Mischfahrt, eine Privatfahrt, einen Arbeitsweg oder eine Betriebsfahrt handelt.

Betriebsfahrten

Bei einer Betriebsfahrt müssen Sie einen Geschäftspartner und einen Anlass eingeben. Das Feld Kostenstelle steht nur zur Verfügung, wenn Sie in den Flotteneinstellungen Kostenstellen aktivieren.

💡 Sie können Mitarbeiter in verschiedene Gruppen einteilen und gruppenspezifische Kontakte und Anlässe hinterlegen. Diese stehen dann den Mitgliedern der Gruppe in der Fahrtenbuch App bei der Kategorisierung zur Auswahl.

Mischfahrten

Bei einer Mischfahrt können Sie die Regler schieben, um den Anteil der Betriebsfahrt, Privatfahrt und/oder des Arbeitswegs festzulegen.

Mehrere Fahrten gleichzeitig kategorisieren

Sie können mehrere Fahrten gleichzeitig als Privatfahrt oder Arbeitsweg kategorisieren. Setzen Sie ein Häkchen bei jeder Fahrt und wählen Sie unten auf der Seite Privatfahrt oder Arbeitsweg.

Fahrten zusammenführen

Es kann vorkommen, dass die VIMCARHardware fälschlicherweise eine Fahrt als beendet registriert. Zum Beispiel wenn das Fahrzeug lange an einer Ampel oder im Stau steht, wird die Fahrt ggf. als beendet und die anschließende Weiterfahrt als neue Fahrt registriert. So entstehen im Fahrtenbuch zwei Fahrten, obwohl eigentlich nur eine Fahrt stattgefunden hat.

In solchen Fällen können Sie die Fahrten zusammenführen, sodass die Fahrtdetails im Fahrtenbuch korrekt dargestellt werden.

Voraussetzung: Die Möglichkeit, Fahrten zusammenzuführen, wurde in den Flotteneinstellungen aktiviert.

Hinweis: Sie können diesen Vorgang nicht rückgängig machen. Wenn Sie Fahrten zusammenführen, sind Zwischenstopps nicht mehr sichtbar. Führen Sie Hin- und Rückfahrt von Betriebsfahrten nicht zusammen, da dies dazu führen würde, dass Ihr Finanzamt die Adresse des Termins nicht mehr einsehen kann.

1. Setzen Sie ein Häkchen bei den Fahrten und wählen Sie unten auf der Seite Zusammenführen.

2. Wählen Sie eine Fahrtkategorie, oder wählen Sie Nur zusammenführen, um die Fahrten zusammenzuführen und sie später zu kategorisieren.

Wichtig: Das Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nur im PDF-Format akzeptiert. Alle anderen Formate können für interne Zwecke genutzt werden.

Fahrtenbuch exportieren

1. Klicken Sie im Menü auf Export und dann auf den Menüpunkt Fahrtenbuch.
2. Wählen Sie einen vorgegebenen Zeitraum oder wählen Sie einen beliebigen Zeitraum in den Feldern Von und Bis.
3. Wählen Sie das gewünschte Format.
   Bei CSV und XLSX wird standardmäßig für jedes Fahrzeug eine Datei erstellt. Möchten Sie nur einer Datei erstellen, klicken Sie auf ausgewählte Fahrzeuge in einer Datei.
   Bei PDF können Sie folgende Optionen wählen:
   ​Mit Fahrerstatistik: Zeigt am Ende der exportierten Datei eine Übersicht über die von jedem Fahrer gefahrenen Kilometer pro Fahrtkategorie.
   ​Mit Passwort schützen: Geben Sie ein Passwort ein. Dieses Passwort müssen Sie dann beim Öffnen der exportierten Datei eingeben. Die Zeichen im Passwort werden als Sternchen angezeigt. Um das Passwort einzublenden, klicken Sie auf das Symbol rechts im Feld.
4. Setzen Sie ein Häkchen bei jedem Fahrzeug, für das Sie das Fahrtenbuch exportieren möchten.
5. Klicken Sie auf Download, um die Datei direkt herunterzuladen oder Per E-Mail, um die Datei als Anhang in einer E-Mail zu erhalten.

In der Spalte Status wird angezeigt, ob der Export erfolgreich war oder nicht.

Nutzern erlauben, das Fahrtenbuch zu exportieren

Standardmäßig dürfen Fahrer das Fahrtenbuch nicht exportieren, Sie können dies aber für einzelne Fahrer erlauben.

Option 1

1. Klicken Sie im Menü auf Nutzer und dann in der Nutzerübersicht auf den Nutzer.
2. Klicken Sie auf den Reiter Fahrzeuge.
3. Klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten.
4. Setzen Sie bei dem Fahrzeug in der Spalte Export ein Häkchen.
5. Klicken Sie oben rechts auf Speichern.

Option 2

1. Klicken Sie im Menü auf Fahrzeuge und dann in der Fahrzeugübersicht auf das Fahrzeug.
2. Klicken auf den Reiter Zugriffe.
3. Klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten.
4. Setzen Sie bei dem Nutzer in der Spalte Export ein Häkchen.
5. Klicken Sie oben rechts auf Speichern.

Um die Einstellungen zu ändern, klicken Sie im Menü auf Einstellungen und dann auf den Menüpunkt Flotteneinstellungen.

Privater Modus

Wenn Sie diese Option aktivieren, sehen Nutzer im Fahrtenbuch nur Informationen zu neuen Fahrten und Fahrten, die sie selbst zugeordnet haben. Sobald ein Mitarbeiter eine Fahrt kategorisiert hat, sehen nur noch er selbst und der Administrator die Details zu den Fahrten. Alle anderen Nutzer sehen nur den Fahrttyp.

Fahrzeugsuche

Wenn Sie diese Option aktivieren, können Nutzer in der Fahrtenbuch App über den Menüpunkt Fahrzeugsuche den letzten Parkplatz des Fahrzeugs einsehen.

Warnung beim Zuordnen von Fahrten

Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Nutzer bei der Zuordnung von Fahrten von Poolfahrzeugen gewarnt, dass Sie keine Privatfahrten und/oder Arbeitswege mit dem Fahrzeug tätigen dürfen. Eine Kategorisierung als Privat- oder Arbeitsweg ist dennoch möglich.

Kostenstellen

Wenn Sie diese Option für einen Fahrttyp (Betriebsfahrt, Arbeitsweg oder Privatfahrt) aktivieren, wird bei der Kategorisierung dieses Fahrttyps das Feld Kostenstelle angezeigt.

Sie können festlegen, ob das Feld Kostenstelle ein Pflichtfeld oder ein optionales Feld sein soll.

Ist beispielsweise der Regler für Betriebsfahrten aktiviert und als Pflichtfeld ausgewählt, muss der Fahrer zum Kategorisieren jeder Betriebsfahrt eine Kostenstelle angeben.

Fahrten zusammenführen

Wenn Sie diese Option für einen Fahrzeugtyp (Poolfahrzeug oder Dienstwagen) aktivieren, können Nutzer für diesen Fahrzeugtyp die Fahrten zusammenführen.

Geteilte Kontakte und Anlässe synchronisieren sich mit den entsprechenden Fahrtenbüchern Ihrer Fahrer. Bei der Kategorisierung einer Fahrt werden den Fahrern, die Mitglieder einer Gruppe sind, die bereits angelegten Kontakte und Anlässe vorgeschlagen. Dies kann Ihren Fahrern das individuelle Anlegen von Kontakten und Anlässen in vielen Fällen ersparen.

Gruppe anlegen

1. Klicken Sie im Menü auf Einstellungen und dann auf den Menüpunkt Geteilte Kontakte.
2. Klicken Sie auf das + Symbol oben rechts in der Übersicht Geteilte Kontakte.
3. Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.
4. Sie müssen hier schon mindestens einen Mitarbeiter der Gruppe zuordnen. Beginnen Sie, den Namen der Person einzugeben. Sobald der Name in der Dropdown-Liste erscheint, können Sie ihn auswählen.
5. Geben Sie nun weitere Namen ein oder klicken Sie gleich auf Speichern. Sie können jederzeit in den Gruppendetails weitere Mitglieder zuordnen.

Mitglieder zuordnen

1. Klicken Sie in der Gruppenübersicht auf das Kästchen Mitglieder bei der entsprechenden Gruppe.

2. Klicken Sie in der Zeile eines Nicht-Mitglieds auf Hinzufügen, oder setzen Sie ein Häkchen bei mehreren Nicht-Mitgliedern, um Sie gleichzeitig hinzuzufügen.

Durch Klick auf Entfernen in der Mitgliederliste können Sie Mitglieder von der Gruppe entfernen.

Kontakt anlegen

1. Klicken Sie in der Gruppenübersicht auf das Kästchen Kontakte bei der entsprechenden Gruppe.
2. Klicken Sie auf das Plus-Symbol rechts oben auf der Seite.
3. Geben Sie die Details zum Kontakt ein.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Kontakte, die über die Fahrtenbücher der einzelnen Nutzer hinzugefügt werden, tauchen nicht in der Gruppe auf. In der Gruppe sind nur die Kontakte sichtbar, die vom Fleet-Administrator in die Gruppe eingepflegt wurden.

Kontakte importieren

Um eine Vielzahl an Kontakten einzupflegen, können Sie die Kontakte in einer Excel-Datei erfassen und in Fleet importieren.

Die Datei darf maximal 2.500 Kontakte enthalten. Wenn Sie mehr Kontakte hochladen möchten, verwenden Sie mehrere Dateien.

1. Klicken Sie in der Gruppenübersicht auf das Kästchen Kontakte bei der entsprechenden Gruppe.
2. Klicken Sie oben rechts in der Übersicht der Kontakte auf Massenimport.
3. Klicken Sie auf Vorlage herunterladen.
4. Füllen Sie die Vorlage aus und speichern Sie sie im .xls-, .xlsx- oder .ods-Format ab.
5. Klicken Sie oben rechts in der Übersicht der Kontakte auf Massenimport.
6. Klicken Sie auf Datei hochladen.

Die Felder in der Datei zum Längen- und Breitengrad sind optional. Solange Sie eine valide Adresse mit Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Stadt eingeben, werden die entsprechenden Koordinaten automatisch ermittelt.

Die Koordinaten dienen der Umkreiserkennung in der Fahrtenbuch-App. Ist die Umkreiserkennung aktiviert, werden bereits besuchte oder hinterlegte Kontakt-, Privat- und Geschäftsadressen bei der Kategorisierung von Betriebsfahrten als Zieladressen vorgeschlagen, sofern sich diese in unmittelbarer Nähe befinden.

So finden Sie den Längengrad und Breitengrad

Öffnen Sie Google Maps auf Ihrem Computer oder Smartphone und suchen Sie nach der Adresse.

• Auf dem Computer: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung der Adresse. Die Koordinaten werden im Kontextmenü angezeigt.

• Auf dem Smartphone: Berühren Sie die Markierung solange, bis die Koordinaten im Suchfeld erscheinen.

Anlass anlegen

Anlässe sind Gründe für Betriebsfahrten wie zum Beispiel Meetings oder Verhandlungen, die wiederholt auftauchen.

1. Klicken Sie in der Gruppenübersicht auf das Kästchen Anlässe bei der entsprechenden Gruppe.
2. Klicken Sie oben rechts in der Übersicht der Anlässe auf das + Symbol.
3. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf das Häkchen am Ende der Zeile.

Fahrer anlegen

Mitglieder einer Gruppe haben immer ihren eigenen Zugang zur Fahrtenbuch App, Fahrer aber nicht unbedingt. Das Anlegen von Fahrern kann z.B. hilfreich sein, wenn Sie einen Gruppenzugang für eine Abteilung anlegen und alle Mitarbeiter, die das Fahrzeug fahren dürfen, hier hinterlegen.

Die hinterlegten Fahrer stehen bei der Kategorisierung der Fahrten im Feld Fahrer/in zur Auswahl.

1. Klicken Sie in der Gruppenübersicht auf das Kästchen Fahrer bei der entsprechenden Gruppe.
2. Klicken Sie oben rechts in der Übersicht der Fahrer auf das + Symbol.
3. Geben Sie den Vornamen und Nachnamen ein und klicken Sie auf das Häkchen am Ende der Zeile.

Kostenstellen aktivieren

Die Verwendung von Kostenstellen bei der Fahrtkategorisierung müssen Sie in den Flotteneinstellungen aktivieren.

1. Klicken Sie im Menü auf Einstellungen und dann auf den Menüpunkt Flotteneinstellungen.
2. Legen Sie im Bereich Kostenstellen durch Schieben des entsprechenden Reglers fest, für welche Fahrten Kostenstellen verfügbar sind und ob die Eingabe zwingend erforderlich oder optional ist.

Ist beispielsweise der Regler für Betriebsfahrten aktiviert und als Pflichtfeld ausgewählt, muss der Fahrer zum Kategorisieren jeder Betriebsfahrt eine Kostenstelle angeben.

Kostenstelle anlegen

1. Klicken Sie im Menü auf Einstellungen und dann auf den Menüpunkt Kostenstellen.
2. Klicken Sie auf das + Symbol oben rechts in der Kostenstellenübersicht.
3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Kostenstelle ein und klicken Sie auf Speichern.

Kostenstelle bearbeiten, deaktivieren oder löschen

Klicken Sie in der Kostenstellenübersicht auf den entsprechenden Button:

Deaktivierte Kostenstellen werden in der Übersicht grau dargestellt. Sie können sie durch Klick auf den Button Aktivieren wieder aktivieren.

Um ein Fahrtenbuch für ein spezifisches Fahrzeug zu beenden, gehen Sie zur Fahrzeugübersicht.

In den Telematikeinstellungen finden Sie das Fahrtenbuch.

Fahrtenbuch beenden - Schritt für Schritt

1. Klicken Sie Fahrtenbuch beenden
2. Es erscheint ein Popup mit einer Meldung
   • Sie haben hier die Möglichkeit den Kilometerstand zu aktualisieren
   • oder diese Option zu überspringen
   • Klicken Sie Kilometerstand bestätigen
3. Bestätigen Sie mit Passwort
4. Klicken Sie Fahrtenbuch beenden
5. ‍Das Fahrtenbuch ist nun beendet

In der Übersicht sehen Sie nun den Tag War Aktiv.

Nachdem Sie das Fahrtenbuch beendet haben, haben Sie auch die Möglichkeit das Fahrzeug zu archivieren.

1. Klicken Sie links im Menü auf Fahrzeuge.
2. Klicken Sie nun auf das + Symbol oben rechts in der Fahrzeugübersicht.
3. Geben Sie die Basisinformationen zum Fahrzeug ein und klicken Sie auf Weiter.
4. Wählen Sie die Einstellungen aus und klicken Sie auf Weiter.
5. Geben Sie die Zulassungsdaten ein und klicken Sie auf Speichern.

Wichtig: Achten Sie darauf, den richtigen Fahrzeugtyp auszuwählen. Nach dem Speichern des Fahrzeugs können Sie den Typ nicht mehr selbst ändern. Wenn Sie den Typ ändern müssen, senden Sie eine E-Mail an Ihren VIMCAR Ansprechpartner.

Hinweis: Wenn Sie Ihr neues Fahrzeug auf der Karte orten möchten (nur Fleet Geo), geben Sie unbedingt die Hardware-ID ein und aktivieren Sie die Geo-Funktionen. Ihr neues Fahrzeug wird nur dann auf der Karte angezeigt, wenn ein VIMCAR-Ortungsgerät installiert ist, die Geo-Funktionen aktiviert sind und mindestens eine Fahrt unternommen wurde. Basisinformationen

Marke und Modell

Marke und Modell des Fahrzeugs. Wenn Marke und Modell nicht verfügbar sind, wenden Sie sich an Ihren VIMCAR Ansprechpartner.

Antrieb

Die Kraftstoffart des Fahrzeugs. Dies wird empfohlen, wenn Sie die Ausreißeranalyse nutzen oder Tankkarten einsetzen (nur Fleet Admin).

Fahrzeugtyp

Poolfahrzeuge werden von mehreren Mitarbeitern genutzt. Dienstwagen sind einem einzelnen Mitarbeiter zugeordnet. Einige Funktionen sind nur für einen bestimmten Fahrzeugtyp verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist der Unterschied zwischen einem Poolfahrzeug und ein Dienstwagen?

Fahrzeugklasse

Die Fahrzeugklasse kann Ihnen helfen, die Fahrzeuge Ihres Fuhrparks zu unterscheiden. Mit der richtigen Fahrzeugklasse kann Fleet Admin auch genauere Aufgabenempfehlungen für das Fahrzeug geben. Wenn Sie die Fahrzeugklasse Anhänger oder Sonstiges wählen, erhalten Ihre Fahrer in der Fahrer-App keine Aufforderung, den aktuellen Kilometerstand einzugeben. Das Fahrzeug erscheint auch nicht im Bereich Kilometerstände auf dem Admin Dashboard.

Einstellungen

Hardware-ID

(nur Fleet Geo und Fleet Fahrtenbuch)

Die Nummer Ihres VIMCAR-Geräts (Stecker oder Box). Die Hardware-ID befindet sich als IMEI auf der Rückseite des Geräts und liegt auch Ihrem VIMCAR-Paket bei. Wählen Sie Nein, wenn Sie das Fahrzeug ohne eine Hardware-ID anlegen möchten. Beispielsweise möchten Sie eventuell das Fahrzeug anlegen und die Hardware-ID später hinzufügen oder VIMCAR Fleet Funktionen für Fahrzeuge ohne VIMCAR-Gerät verwenden.

Fahrtenbuch aktivieren (nur Fleet Fahrtenbuch)

Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Fahrer ein Fahrtenbuch für das Fahrzeug führen sollen. Weitere Information finden Sie unter Fahrtenbuch aktivieren.

Exakter Kilometerstand (nur Fleet Fahrtenbuch)

Am besten geben Sie gleich bei der Anlage des Fahrzeugs den aktuellen Kilometerstand ein. Sie können aber auch auf später hinterlegen klicken und den Kilometerstand nachträglich in den Fahrzeugdetails hinterlegen, oder der Fahrer kann ihn in der Fahrtenbuch-App erfassen. Weitere Informationen finden Sie unter Kilometerstand aktualisieren.

Fahrzeug für Buchung freigeben (nur Fleet Admin)Setzen Sie hier ein Häkchen, um Fahrern die Reservierung des Fahrzeugs für einen bestimmten Zeitraum zu ermöglichen. Weitere Informationen finden Sie unter Fahrzeug buchen.

Geo-Funktionen aktivieren (nur Fleet Geo, nur Poolfahrzeuge)

Setzen Sie hier ein Häkchen, um die Ortung des Fahrzeugs auf der Karte zu ermöglichen. Weitere Informationen finden Sie unter Fahrzeugortung aktivieren.

Fahrer/in ermöglichen Geo-Funktionen zu aktivieren (nur Fleet Geo, nur Dienstwagen) Setzen Sie hier ein Häkchen, um Dienstwagenfahrern zu ermöglichen, die Ortung des Fahrzeugs auf der Karte zu aktivieren. Standardmäßig ist die Ortung für Dienstwagen deaktiviert und kann nur vom zugewiesenen Fahrer in der Fahrer-App aktiviert werden.

Zulassungsdaten

Geben Sie das Fahrzeugkennzeichen und die Zulassungsdaten ein.

Bei Fleet Fahrtenbuch ist der aktuelle Kilometerstand eine sehr wichtige Angabe. Da VIMCAR keinen direkten Zugriff auf den Kilometerstand Ihres Fahrzeuges hat, rechnet unser System anhand der von uns analysierten Daten mit und schätzt den Kilometerstand. Aufgrund verschiedener Faktoren - wie zum Beispiel die Profiltiefe der Reifen, Kurvenradien, Rundungsdifferenzen, herstellerbezogene Eigenheiten beim Tacho - können Abweichungen zwischen dem realen und errechneten Kilometerstand entstehen.

Um diese Abweichungen auszugleichen, erfragt das System alle 5000 gefahrene Kilometer oder alle 30 Tage den aktuellen Kilometerstand in der Fahrtenbuch-App. Bei Abweichungen zwischen dem geschätzten und dem realen Kilometerstand wird die Differenz auf alle Fahrten, die seit der letzten Kilometerstandsangabe stattfanden, prozentual aufgeteilt.

💡 Lesen Sie den Kilometerstand immer direkt von dem Tacho im Fahrzeug ab. Stellen Sie sicher, dass zur Ablesung die Zündung abgeschaltet ist. Es empfiehlt sich den Kilometerstand nach der letzten Fahrt oder vor Beginn der ersten Fahrt des Tages durchzuführen.

Kilometerstand aktualisieren

In der Regel erfasst der Fahrer den Kilometerstand, Sie können ihn aber auch eingeben.

1. Klicken Sie im Menü auf Fahrzeuge und dann in der Fahrzeugübersicht auf das Fahrzeug.

2. Klicken Sie im Bereich Kilometerstand auf den Pfeil, um die Details anzuzeigen.

3. Klicken Sie auf Kilometerstand aktualisieren.

4. Geben Sie den Kilometerstand ein.

Hinweis: Um ungenaue Daten zu vermeiden, ist es wichtig, genau den Kilometerstand anzugeben, den Sie gerade im Fahrzeug vorfinden. Der Kilometerstand kann aufgrund der Finanzvorschriften in Deutschland nicht gelöscht werden, um Betrug und Datenmanipulation zu verhindern.

5. Klicken Sie auf Kilometerstand aktualisieren.

Wenn Sie sowohl Fleet Admin als auch Fleet Fahrtenbuch nutzen, können Sie wählen, ob Sie den Kilometerstand mit dem Fahrtenbuch teilen möchten. Wählen Sie Nein, wenn Sie kein Fahrtenbuch für das Fahrzeug führen.

• Wenn Sie Ja wählen, müssen Sie den aktuellen Kilometerstand eingeben und können das Ablesedatum nicht ändern. Sie können nach der Aktualisierung den Kilometerstand nicht löschen.
• Wenn Sie Nein wählen, können Sie ein Datum wählen und den aktuellen oder einen früheren Kilometerstand eingeben. Sie können den Kilometerstand in der Historie löschen.

Frühere Kilometerstände einsehen

Klicken Sie auf Historie einsehen, um alle Kilometerstandseingaben des Fahrzeugs einzusehen.

Nach der Archivierung wird das Fahrzeug in der Fahrzeugübersicht unter Archivierte Fahrzeuge angezeigt.  

Die Daten des Fahrzeugs bleiben erhalten und können eingesehen werden, und Sie können das Fahrzeug noch bearbeiten. Sie können jedoch das Fahrzeug nicht mehr zur Buchung freigeben und das Fahrtenbuch und die Geo-Funktionen nicht mehr aktivieren. Wurde dem Fahrzeug ein Vimcar Gerät (Stecker oder Box) zugeordnet, erfasst das Gerät keine Daten für das archivierte Fahrzeug und die Hardware-ID kann für ein anderes Fahrzeug verwendet werden.

1. Klicken Sie im Menü auf Fahrzeuge und dann in der Fahrzeugübersicht auf das Fahrzeug.
2. Klicken Sie im unteren Bereich der Stammdaten auf Fahrzeug archivieren.

In der allgemeinen Fahrzeugübersicht sehen Sie in der Kopfzeile den Namen des Fahrzeugs zusammen mit dem amtlichen Kennzeichen. Die Markierung dahinter zeigt den Status des Fahrzeugs als entweder Aktiv oder Archiviert an

Stammdaten

In diesem Bereich auf der linken Seite werden alle Stammdaten des Fahrzeugs gesammelt.

Dazu gehören allgemeine Daten wie Kennzeichen, Marke und Modell sowie ein Nickname, falls Sie diesen eingerichtet haben. Weiterhin sind hier Informationen über die Art des Fahrzeugs (z. B. Privat- oder Poolfahrzeug) und die zugehörige Hardware-ID hinterlegt.

Telematikeinstellungen

Die neue Übersicht zu Telematikeinstellungen des Fahrzeugs kann variieren je nach Paket, das Sie gebucht haben, bzw. welche Produkte Sie nutzen.

In diesem Bereich wird die IMEI der Vimcar Hardware angezeigt, die Sie mit dem Fahrzeug gekoppelt haben.

Für Fleet Fahrtenbuch wird Ihnen das Fahrtenbuch und dessen Status (Aktiv oder War aktiv) angezeigt. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie den Status Ihres Fahrtenbuchs ändern können.

Für Fleet Geo sehen Sie Optionen, um bestimmte Funktionalitäten zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Kilometerstand

Die Schätzung des aktuellen Kilometerstandes, die Sie in dieser Übersicht sehen, basiert auf digitalen Fahrtdaten und manueller Eingabe. Weitere Informationen finden Sie unter Kilometerstand aktualisieren.

Allgemeines über Gruppen

Erstellen Sie Gruppen zum Beispiel für verschiedene Teams, Standorte oder Funktionsbereiche.

Sie können danach nach diesen Gruppen filtern. So können Sie

• Fahrzeuge oder Nutzer der ausgewählten Gruppe übersichtlich auf Ihrer Karte sehen.

• schnell prüfen, ob die Fahrer einer Gruppe auch Zugang zu den entsprechenden

• Fahrzeugen haben.

• den Fahrern einer Gruppe den Zugang zu den Fahrzeugen über die

• Zugangsgewährung zu schneller gewähren oder zu entziehen.

Sie können ein Fahrzeug oder einen Nutzer auch mehreren Gruppen zuordnen.

Gruppe anlegen

1. Klicken Sie im Menü auf Gruppen.
2. Klicken Sie auf das + Symbol oben rechts in der Gruppenübersicht
3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein und klicken Sie auf Neue Gruppe erstellen.

1. Klicken Sie in der Gruppenübersicht auf die Gruppe.
2. Klicken Sie nun oben links auf Fahrzeuge oder Nutzer – je nachdem, ob Sie ein Fahrzeug oder einen Nutzer hinzufügen möchten.
3. Klicken Sie auf das + Symbol oben rechts in der Fahrzeugübersicht oder Nutzerübersicht der Gruppe.
4. Setzen Sie ein Häkchen neben den Fahrzeugen bzw. Nutzern, die Sie dieser Gruppe hinzufügen möchten. Wenn Sie alle Fahrzeuge bzw. Nutzer dieser Gruppe hinzufügen wollen, dann setzen Sie bitte ein Häkchen im Kasten ganz oben in Ihrer Liste.
5. Zuletzt klicken Sie auf Nutzer bzw. Fahrzeuge hinzufügen.

Positionieren Sie in der Nutzer- oder Fahrzeugübersicht der Gruppe Ihren Mauszeiger über die Zeile des Fahrzeugs und klicken Sie auf den Löschen-Button.

Sie müssen Nutzer nur in folgenden Fällen anlegen.

• Sie möchten anderen Nutzern administrative Rechte erteilen, damit Sie bestimmte Aufgaben in Fleet durchführen können.

• Fleet Fahrtenbuch: Sie möchten Nutzern erlauben, ein Fahrtenbuch für Fahrzeuge zu führen.

• Fleet Geo: Sie möchten Nutzern Beacons zuweisen, damit Sie wissen, welcher Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Fahrzeug gefahren hat.

1. Klicken Sie im Menü auf Nutzer.
2. Klicken Sie auf das + Symbol oben rechts in der Nutzerübersicht
3. Geben Sie die Details ein.
4. Klicken Sie auf Nutzer erstellen.

Typ

Ein Einzelnutzer hat eine eigene E-Mail-Adresse und ein eigenes Passwort. Nachdem Sie den Nutzer angelegt haben, erhält dieser automatisch eine E-Mail mit einem Aktivierungslink. Nach Klick auf den Link kann der Nutzer ein Passwort vergeben und sich anmelden.

Ein Gruppennutzer verfügt über Anmeldeinformationen, die von mehreren Mitarbeitern verwendet werden können. Beachten Sie, dass es hier potenzielle Sicherheitsüberlegungen gibt. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter, der Zugriff auf die Zugangsdaten hat, das Unternehmen verlässt, sollten Sie die Zugangsdaten ändern.

Darf neue Fahrzeuge hinzufügen

Setzen Sie hier ein Häkchen, um dem Nutzer das Hinzufügen neuer Fahrzeuge in der Fahrer-App zu ermöglichen.

💡 Sie können in den Flotteneinstellungen diese Option für alle neu angelegten Nutzer aktivieren.

Ihre Fahrer brauchen in folgenden Fällen Zugriff auf ein Fahrzeug.

Fleet Fahrtenbuch: Der Fahrer soll ein Fahrtenbuch für das Fahrzeug führen.

Fleet Geo: Der Fahrer soll in der Fahrer-App die Fahrzeugortung deaktivieren oder aktivieren können.

Fleet Admin: Fahrer sollen nur Fahrzeuge buchen können, auf die sie Zugriff haben

Sie können wie folgt einem Nutzer Zugriff auf ein Fahrzeug erteilen.

Hinweis: Einem Dienstwagen dürfen Sie nur einen einzelnen Nutzer zuweisen.

Option 1

1. Klicken Sie im Menü auf Nutzer und dann in der Nutzerübersicht auf den Nutzer.
2. Klicken Sie auf den Reiter Fahrzeuge.
3. Klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten.
4. Setzen Sie bei dem Fahrzeug in der Spalte Fahrerfunktionen ein Häkchen.
5. Klicken Sie oben rechts auf Speichern.

Option 2

1. Klicken Sie im Menü auf Fahrzeuge und dann in der Fahrzeugübersicht auf das Fahrzeug.
2. Klicken auf den Reiter Zugriffe.
3. Klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten.
4. Setzen Sie bei dem Nutzer in der Spalte Fahrerfunktionen ein Häkchen.
5. Klicken Sie oben rechts auf Speichern.

Hinweis: Sie können administrative Rechte nur dann vergeben, wenn Sie selbst über das administrative Recht Administratoren verwalten verfügen.

Rechte erteilen

Da Sie nur bestehenden Nutzern Rechte erteilen können, stellen Sie zuerst sicher, dass Sie den Nutzer angelegt haben.

1. Klicken Sie im Menü Einstellungen und dann auf den Menüpunkt Administratoren.
2. Klicken Sie im entsprechenden Bereich auf Administrator hinzufügen.
3. Fangen Sie an, den Namen der Person einzugeben. Sobald der Name in der Dropdownliste erscheint, können Sie ihn auswählen.

Rechte entziehen

Klicken Sie im entsprechenden Bereich auf das "X" neben dem Nutzer.

Hinzugefügte Administratoren erscheinen in blauer Farbe. Ihr eigener Nutzer ist grau, weil Sie sich selber keine Rechte entziehen können.

Wenn Sie einen neuen Nutzer anlegen, erhält dieser Nutzer eine E-Mail mit einem Link zur Aktivierung des seines Vimcar Kontos. Durch Klick auf den Link kann der Nutzer ein Passwort vergeben und sich anmelden.

Dieser Aktivierungslink ist begrenzt gültig. Ist der Link abgelaufen, können Sie eine E-Mail mit einem neuen Link senden. Nutzer, die ihr Konto noch nicht aktiviert haben, werden in der Nutzerübersicht und im Nutzerprofil mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet.

1. Klicken Sie im Menü auf Nutzer und dann in der Nutzerübersicht auf den Nutzer.
2. Klicken Sie im Reiter Informationen auf die drei Punkte oben rechts.
3. Wählen Sie Neue Einladung schicken.

1. Klicken Sie im Menü auf Nutzer und dann in der Nutzerübersicht auf den Nutzer.
2. Klicken Sie im Reiter Informationen auf die drei Punkte oben rechts.
3. Wählen Sie Nutzer sperren oder Nutzer löschen.

Wir stellen das neue Benutzerprofil vor: Shiftmove Profil.

Im Rahmen der Vernetzung aller Shiftmove Produkte haben wir eine neue Webanwendung für Nutzerprofile entwickelt. Damit können Sie Ihre wichtigsten Benutzerdaten ganz einfach in einer einheitlichen Oberfläche verwalten, anstatt durch separate Profile in Avrios oder Vimcar zu navigieren.

Ihr Shiftmove-Profil besteht aus drei Abschnitten:

1) Profil

Hier können Sie allgemeine Informationen wie Name, Nachname und Ihre E-Mail Adresse ändern.

2) Einstellungen

Hier können Sie die Sprache auswählen. Die hier gewählte Sprache wirkt sich auf alle Shiftmove Anwendungen aus.

Sie können hier auch Ihre Zeitzone auswählen. Diese Einstellung betrifft zurzeit nur die Vimcar Anwendungen.

3) Sicherheit

In diesem Bereich können Sie Ihr Kontopasswort ändern und die MFA Einstellungen anpassen.