Fahrtenbuch

Natürlich müssen Sie uns nicht über einen Werkstattbesuch informieren.

Weisen Sie aber bitte die Werkstatt darauf hin, dass Sie einen OBD-Stecker zur Erstellung eines lückenlosen Fahrtenbuchs verwenden. Machen Sie bitte darauf aufmerksam, dass der Stecker bei jeder Fahrt in das Fahrzeug eingesteckt sein sollte.

Wurden Fahrten ohne Stecker durchgeführt, soll die Werkstatt Sie darüber informieren.

Unser Tipp: Notieren Sie sich bitte den Kilometerstand vor dem Werkstattbesuch und vergleichen diesen mit dem Kilometerstand nach Abholung des Fahrzeuges. Wurden alle Daten korrekt erfasst, ist keine weitere Meldung notwendig.

Sollte sich der Kilometerstand verändert haben und diese Fahrten in Ihrem Fahrtenbuch nicht aufgeführt sein, geben Sie uns bitte zeitnah mit dem genauen Zeitraum des Werkstattaufenthaltes Bescheid - wir können diese Fahrten dann nachtragen.

Nutzen Sie bitte dafür unser Kontaktformular.

‍

Bitte stellen Sie sicher, dass nach der Diagnose der VIMCAR Stecker wieder regulär eingesteckt wird.

Wurden Fahrten ohne Stecker durchgeführt, sollten Sie als Fahrzeughalter darüber informiert werden.

Bitte melden Sie fehlende Fahrten über das Kontaktformular.

‍

Im besten Fall besteht für den Aufenthalt in der Werkstatt ein Protokoll, das aufzeigt, wie viele Kilometer gefahren wurden.

Sind diese Fahrten nicht im Fahrtenbuch ersichtlich, teilen Sie uns diese bitte unter Angabe aller bekannten Daten, wie z.B. der Abgabe- und Abholkilometerstände, sowie gefahrenen Distanzen, im folgenden Kontaktformular mit.

‍

Wir benötigen grundsätzlich nur dann eine Information über den Werkstattbesuch, wenn Fahrten ohne Fahrtenbuchstecker durchgeführt wurden.

Bitte weisen Sie die Mitarbeiter der Werkstatt aber darauf hin, dass Sie einen OBD-Stecker zur Erstellung eines lückenlosen Fahrtenbuchs verwenden. Machen Sie bitte darauf aufmerksam, dass der Stecker bei jeder Fahrt in das Fahrzeug eingesteckt sein sollte.

Wurden Fahrten ohne Stecker durchgeführt, sollten Sie darüber informiert werden.

Unser Tipp: Notieren Sie sich bitte den Kilometerstand vor dem Werkstattbesuch und vergleichen diesen mit dem Kilometerstand nach Abholung des Fahrzeuges. Wurden alle Daten korrekt erfasst, ist keine weitere Meldung notwendig.

Sollte sich der Kilometerstand verändert haben und diese Fahrten in Ihrem Fahrtenbuch nicht aufgeführt sein, geben Sie uns bitte zeitnah mit dem genauen Zeitraum des Werkstattaufenthaltes Bescheid - wir können diese Fahrten dann nachtragen.

Nutzen Sie bitte dafür unser Kontaktformular.

‍

Bitte aktualisieren Sie zunächst die Darstellung in Ihrem Fahrtenbuch:

Loggen Sie sich dafür unter "Mein Profil" aus der Vimcar Fahrtenbuch-App aus oder nutzen Sie den Abmelden-Button, falls Sie die Webversion nutzen. Melden Sie sich anschließend erneut mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem Passwort an.

Haben Sie damit keinen Erfolg, prüfen Sie bitte, ob der Stecker korrekt verbunden ist:

Ziehen Sie dafür bei abgeschaltetem Motor den VIMCAR Stecker für drei Minuten aus der OBD-Schnittstelle ab und stecken Sie das Gerät im Anschluss fest und gerade wieder ein.

Fehlen Ihnen Fahrten und/oder zeigt das VIMCAR Fahrtenbuch im Anschluss weiterhin keine Funktion?

Dann nutzen Sie bitte unser Kontaktformular.

‍

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Endadresse einer Fahrt manuell anzupassen:

• In der mobilen App für Android oder iOS tippen Sie dazu einfach auf die Fahrt. Im Anschluss können Sie die Endadresse einfach anpassen.
• Auf unserer Weboberfläche unter fahrtenbuch.vimcar.com klicken Sie dafür auf den Bearbeitungsstift neben der Fahrt.

Die Startadresse der Folgefahrt passt sich nach der Änderung automatisch an.

‍

^{💡 Bitte beachten Sie, dass sich durch das Ändern der Zieladresse die Distanz der Fahrt nicht ändert und diese Funktion ausschließlich zur Korrektur kleinerer Adressabweichungen genutzt werden soll.}

‍

Melden Sie fehlerhafte Fahrten gern über die Fahrt melden-Funktion Ihrer App, über den Feedback-Bereich der Weboberfläche oder direkt über das Kontaktformular.

‍

VIMCAR erfragt bei jeder Kategorisierung einer betrieblichen Fahrt, ob ein "Kontakt" angelegt werden soll.

Mithilfe der aktivierten "Umkreiserkennung" werden diese Kontakte zukünftig abgeglichen und bei der Kategorisierung vorgeschlagen. So können Sie ganz bequem die gewünschte Kategorie angeben.

‍

Bitte stellen Sie zunächst sicher, dass der VIMCAR Stecker bzw. die VIMCAR Box korrekt angeschlossen ist:

Ziehen Sie dafür einmal den OBD-Stecker bei abgeschaltetem Motor für drei Minuten ab bzw. unterbrechen Sie die Verbindung der VIMCAR Box zur Fahrzeugbatterie. Im Anschluss stecken Sie den OBD-Stecker wieder fest und gerade ein bzw. schließen die VIMCAR Box wieder an.

Führen Sie im Anschluss eine Testfahrt durch und prüfen Sie, ob die Adressen nun wieder korrekt erfasst werden.

Sollten die Schwierigkeiten weiterhin auftreten, melden Sie die betroffenen Fahrten möglichst detailliert über die "Fahrt melden"-Funktion in der VIMCAR App oder nutzen Sie das Kontaktformular.

‍

Hierbei handelt es sich ausschließlich um die dargestellte End- und Zieladresse Ihrer Fahrt. Aus technischen Gründen wird Ihnen die Fahrt dabei als “Luftlinie” dargestellt.

Die tatsächlich aufgezeichnete Distanz wird korrekt in Ihrem Fahrtenbuch angezeigt.

Sie wünschen eine genaue Routenverfolgung in Ihrem Fuhrpark? Das und viele andere Features bieten wir Ihnen innerhalb unseres Produktes VIMCAR Fleet an. Nutzen Sie unseren Produktkonfigurator und holen Sie sich ein individuelles Angebot ein.

‍

Die Umkreiserkennung ermöglicht es Ihnen, in Ihrem Account gespeicherte Kontakte und Adressen im Umkreis von 200 Metern automatisch zuzuordnen.

Sollten Sie beispielsweise keinen Parkplatz vor der eigenen Haustür finden, aber innerhalb eines Radius von 200 Metern Abstand parken, wird diese Fahrt mit der Umkreiserkennung automatisch Ihrer Privatadresse zugeordnet. Dies gilt natürlich auch für alle anderen gespeicherten Kontakte.

Wie können Sie die Umkreiserkennung nutzen?

• In der VIMCAR Fahrtenbuch-App richten Sie die Option ganz einfach über den Menüpunkt “Einstellungen > Mein Profil > Umkreiserkennung” ein
  - In der App haben sie ebenfalls die Möglichkeit, den Radius der Umkreiserkennungen zwischen 5 und 500 m einzustellen.

• In der Webversion unter fahrtenbuch.vimcar.com finden Sie die Umkreiserkennung unter dem Punkt Einstellungen.

‍

^{💡 Wir empfehlen die Nutzung der Umkreiserkennung und haben daher das Feature in der Grundeinstellung auf aktiv gesetzt. Selbstverständlich können Sie die Funktion jederzeit ein- und ausschalten.}

‍

Bitte aktualisieren Sie zunächst die Darstellung in Ihrem Fahrtenbuch:

Loggen Sie sich dafür unter "Mein Profil" aus der VIMCAR Fahrtenbuch-App aus oder nutzen Sie den Abmelden-Button, falls Sie die Webversion nutzen. Melden Sie sich anschließend erneut mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem Passwort an.

Haben Sie damit keinen Erfolg, prüfen Sie bitte, ob der Stecker korrekt verbunden ist:

• Ziehen Sie dafür bei abgeschaltetem Motor den VIMCAR Stecker für drei Minuten aus der OBD-Schnittstelle ab und stecken Sie das Gerät im Anschluss fest und gerade wieder ein.
• Als Nutzer der VIMCAR Box trennen Sie bitte das Gerät bei abgeschaltetem Motor von der Fahrzeugbatterie und schließen Sie es nach ca. 3 Minuten neu an.

Sollten weiterhin die Fahrten im Fahrtenbuch nicht erscheinen und/oder das VIMCAR Fahrtenbuch weiterhin keine Funktion zeigen, dann melden Sie uns bitte den Sachverhalt detailliert über das Kontaktformular.

‍

Dabei helfen wir Ihnen gerne weiter.

Bitte teilen Sie uns mit Ihrer mobilen VIMCAR App die betroffene(n) Fahrte(n) möglichst detailliert über die "Fahrt melden"-Funktion mit. Oder nutzen Sie das Kontaktformular.

‍

Grundsätzlich sollten diese Fahrten im Fahrtenbuch belassen werden, um den Standortwechsel nachvollziehbar für das Finanzamt darzustellen.

Diese gefahrenen Kilometer sind in der Regel nicht dem Fahrtenbuch zuzuordnen. Außerdem hat bei Ihrem Fahrzeug keine Kilometerstandsänderung stattgefunden. Melden Sie uns bitte darum solche Fahrten gern über die "Fahrt melden"-Funktion in der mobilen VIMCAR App oder nutzen Sie das Kontaktformular.

^{💡 Nutzen Sie regelmäßig eine Fähre oder einen Autozug? Lassen Sie es uns bei der Fahrtmeldung wissen. Wir versuchen, eine nachhaltige Lösung für Sie zu finden.}

Bitte stellen Sie sicher, dass das Gerät jederzeit ordnungsgemäß verbunden ist.

Bei einem nicht vollständig verbundenen Stecker besteht die Gefahr, dass Fahrten nicht korrekt aufgezeichnet werden können.

Bitte gehen Sie bei einer Fehlermeldung folgende Schritte durch:

• Ziehen Sie bei abgeschaltetem Motor den VIMCAR Stecker für drei Minuten aus der OBD-Schnittstelle ab und stecken Sie das Gerät im Anschluss fest und gerade wieder ein.
• Als Nutzer der VIMCAR Box trennen Sie bitte das Gerät bei abgeschaltetem Motor von der Fahrzeugbatterie und schließen Sie es nach ca. 3 Minuten neu an.

Sobald das Gerät wieder eine ordnungsgemäße Verbindung hergestellt hat, erhalten Sie eine entsprechende Push- oder E-Mail-Benachrichtigung.

Bei fehlenden Fahrten oder anhaltenden Verbindungsschwierigkeiten wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice oder nutzen Sie unser Kontaktformular.

‍

Nach dem Zusammenführen von Fahrten sind vorhandene Zwischenstopps nicht mehr sichtbar. Bereits kategorisierte Fahrten können im Nachgang nicht mehr über die Fahrtenbuch-App getrennt werden.

Führen Sie deshalb Hin- und Rückfahrt von Betriebsfahrten oder Arbeitswegen nicht zusammen. Ihr Finanzamt würde die Zwischenstopps (und damit die Zieladresse) der Fahrt nicht mehr einsehen können.

Nutzen Sie bei längeren Umwegfahrten das Bemerkungsfeld und notieren Sie den Grund der Umwegfahrt oder den betrieblichen Anlass der Zwischenstopps.

‍

Sie haben eine Fahrt aus Versehen nach der Kategorisierung zusammengeführt?

Melden Sie die Fahrt umgehend über die "Fahrt melden"-Funktion Ihrer VIMCAR Mobile App oder nutzen Sie unser Kontaktformular. Bitte beschreiben Sie die Fahrt dabei möglichst detailliert.

Bitte beachten Sie, dass eine Änderung der Fahrt nur innerhalb der 7-Tage-Frist möglich ist.

‍

Wir haben keinen direkten Zugriff auf den Kilometerstand Ihres Fahrzeuges. Aber unser System rechnet anhand der von uns analysierten Daten mit. Es schafft einen Abgleich zwischen realem und errechneten Kilometerstand und gleicht entstandene Abweichungen aus, indem es alle 5.000 gefahrenen Kilometer oder alle 30 Tage Ihren aktuellen Kilometerstand abfragt.

Wichtige Tipps im Umgang mit der Kilometerstandeingabe:

• Bitte lesen Sie den Kilometerstand immer direkt vom Tacho des Fahrzeuges ab.
• Stellen Sie bitte sicher, dass zur Ablesung die Zündung abgeschaltet ist und Sie sich nicht in einer Fahrt befinden.
• Geben Sie den Kilometerstand idealerweise nach der letzten Fahrt oder vor Beginn der ersten Fahrt des Tages ein.
• Geben Sie unter keinen Umständen einen geschätzten oder gerundeten Wert ein.
  - Sollte die Eingabe des Kilometerstandes nicht möglich sein, wenden Sie sich bitte an unseren Customer Service über unser Kontaktformular. Wir finden gemeinsam eine Lösung.

^{💡 Sie können die Eingabe des Kilometerstandes immer überspringen. So können Sie ihre Fahrten trotz fehlender Eingabe weiterhin kategorisieren. Bitte holen Sie den Eintrag des Kilometerstandes rechtzeitig nach. Die App wird Sie bei einem erneuten Aufrufen des Fahrtenbuches darauf hinweisen.}

Bitte aktualisieren Sie zunächst die Darstellung in Ihrem Fahrtenbuch:

Loggen Sie sich dafür unter "Mein Profil" aus der VIMCAR Fahrtenbuch-App aus oder nutzen Sie den Abmelden-Button, falls Sie die Webversion nutzen. Melden Sie sich anschließend erneut mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem Passwort an.

Ist die Eingabe des Kilometerstands immer noch nicht möglich?

Dann teilen Sie uns bitte Ihren aktuellen Kilometerstand unter Angabe des Erfassungszeitpunkts (Datum und Uhrzeit) über das Kontaktformular mit.

Tipps für den Umgang mit einem falschen Kilometerstand:

• Es ist möglich, die Eingabe zu überspringen, aber bitte kategorisieren Sie rechtzeitig Ihre Fahrten.
• Bitte geben Sie trotz der Fehlermeldung keine geschätzten oder gerundeten Werte ein.
• Bitte prüfen Sie Ihr Fahrtenbuch vor der Meldung auf mögliche Fehler in den Fahrten und geben Sie diese detailliert bei Ihrer Meldung mit an.

‍

Eine nachträgliche Änderung des eingegebenen Kilometerstandes ist durch den Anwender nicht vorgesehen.

Aber wir helfen Ihnen dabei gern. Bitte teilen Sie uns dafür Ihren aktuellen Kilometerstand unter Angabe des Erfassungszeitpunkts (Datum und Uhrzeit) und möglichst alle Details zu der fehlerhaften Eingabe des Kilometstands über das Kontaktformular mit.

‍

Das hat verschiedene Gründe. Die Profiltiefe der Reifen und Kurvenradien, aber auch Rundungsdifferenzen und herstellerbezogene Eigenheiten des Tachos können zu Abweichungen vom tatsächlichen zum errechneten Kilometerstand führen.

Diese Differenz wird durch den regelmäßigen Abgleich des Kilometerstandes ausgeglichen. VIMCAR fordert Sie daher alle 30 Tage oder 5000 gefahrene Kilometer zum Abgleich des Kilometerstandes auf.

‍

Ergibt sich durch den Kilometerstandsabgleich eine Differenz, werden die bis dahin nicht erfassten Kilometer rückwirkend bis zur vorherigen Eingabe des Kilometerstandes prozentual auf alle Fahrten verteilt. Und zwar in dem Verhältnis, in welchem der Anwender die Fahrten zuvor bereits kategorisiert hat.

Ja, andernfalls kann das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch verwerfen!

Gemäß den Verlautbarungen der Finanzverwaltung sollte der tatsächliche Tachostand im Halbjahres- oder Jahresabstand im Fahrtenbuch dokumentiert werden. Wir setzen deshalb auf die größtmögliche Sicherheit: Unser System fragt Sie alle 5.000 gefahrenen Kilometer oder alle 30 Tage nach dem Kilometerstand laut Tacho. Bitte kommen Sie dieser Aufforderung regelmäßig nach, mindestens aber zweimal im Jahr. Das Unterlassen dieser Aufforderung stellt einen Verstoß gegen unsere AGB dar.

Damit die Kilometerstandeingabe korrekt verarbeitet werden kann, sollte diese nicht während einer laufenden Fahrt erfolgen. Ideal ist daher die Eingabe vor der ersten oder nach der letzten Fahrt des Tages.

Nimmt unser System Ihre Kilometerstandeingabe nicht an und erscheint eine Fehlermeldung, kontaktieren Sie schnellstmöglich unseren Kundenservice unter Angabe Ihres aktuellen Kilometerstands sowie des Ablesezeitpunktes. Gern können Sie auch unser Kontaktformular dafür nutzen.

Nur so können wir frühzeitig überprüfen, ob es Probleme in der Fahrtenaufzeichnung gibt.

‍

Alle BMW-Modelle ab Baujahr 2014 mit der Sonderausstattung 302 (Diebstahlwarnanlage / DWA) benötigen eine spezielle Konfiguration des VIMCAR Fahrtenbuchsteckers. Das gilt auch für einige Modelle der Hersteller Audi, Mini, Skoda, VW und Porsche, die mit einer auch die OBD-Schnittstelle überwachenden Alarmanlage ausgestattet sind.

Sie planen, unser Fahrtenbuch in einem dieser Fahrzeuge einzusetzen, oder Sie sind nicht sicher, ob Ihr Fahrzeug über diese Sonderausstattung verfügt? Dann nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Wir können Ihnen schnell weiterhelfen!

Nutzen Sie dafür gern das Kontaktformular.

‍

Manche Alarmanlagen überwachen auch die OBD-Schnittstelle des Fahrzeugs. Dann braucht der VIMCAR Fahrtenbuchstecker eine spezielle Konfiguration.

Sollte Ihr Fahrzeug betroffen sein, senden Sie uns bitte eine kurze Nachricht. Wir aktualisieren dann Ihren Fahrtenbuchstecker per Fern-Update.

Bitte nutzen Sie dafür unser Kontaktformular.

‍

Wir senden eine neue Konfiguration über das Mobilfunknetz (OTA) auf Ihren VIMCAR Stecker.

Tipps, damit das Update reibungslos funktioniert:

• Bitte nutzen Sie den Stecker wie gewohnt weiter, damit das Update übertragen werden kann.
• Damit der Alarm nicht auslöst, ziehen Sie das Gerät bitte nach dem Ende der Fahrt ab und stecken Sie es vor dem Beginn einer neuen Fahrt wieder ein.
• Der Installationsvorgang dauert in der Regel nicht länger als 24 Stunden.

Nach erfolgreicher Installation des Updates erhalten Sie umgehend eine Bestätigung von unserem Kundenservice.

‍

Damit das Alarmanlagenupdate korrekt funktioniert, lassen Sie künftig zwischen dem Abschalten des Motors und dem Abschließen der Tür stets ca. 10 Sekunden verstreichen. Dies sorgt für eine korrekte Deaktivierung der Verbindung zwischen dem CAN-Bus und dem Vimcar Stecker. Die Alarmanlage reagiert im Anschluss dann nicht mehr auf den Stecker.

Sollte trotz dieser Maßnahme die Alarmanlage weiterhin reagieren, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice.

Bitte nutzen Sie dafür das Kontaktformular.

‍

VIMCAR Fleet ist unsere Fuhrparkmanagement-Software für kleine und mittelständische Unternehmen. In VIMCAR Fleet können Sie unter anderem die Fahrzeuge Ihres Fuhrparks einfach und schnell verwalten, Statistiken einsehen, Fahrzeugkosten dokumentieren, das nächstgelegene Fahrzeug finden, Verträge anlegen und natürlich die Fahrtenbücher Ihrer Fahrzeuge einsehen.

Mehr Informationen finden Sie auf unserer Homepage unter dem Bereich VIMCAR Flottenmanagement.

Allgemeine Informationen rund um das Thema Fuhrpark finden Sie in unserem VIMCAR Lexikon.

‍

VIMCAR Fleet wurde speziell für die Fuhrparks von kleinen und mittelständischen Unternehmen konzipiert, bei denen kein Vollzeit-Fuhrparkleiter tätig ist.

Auch für kleinere Flotten kann sich ein digitales Fuhrparkmanagement lohnen, um alle Fahrzeuge inklusive Fahrtenbüchern, Kosten usw. einfach verwalten zu können.

Mehr Informationen zu unserer Fuhrparkmanagement-Lösung finden Sie hier.

Ja. Für alle Fahrzeuge, die Sie bei VIMCAR Fleet anlegen und die über einen Fahrtenbuchstecker verfügen, können Sie die Fahrtenbücher verwalten und exportieren. Bei Poolfahrzeugen können außerdem unkategorisierte Fahrten direkt eingesehen werden. Für Dienstwagen ist dies aus Datenschutzgründen nicht möglich.

Generell haben Fuhrparkverantwortliche als “Administratoren“ Zugriff auf VIMCAR Fleet. Fahrer werden als ”Nutzer” angelegt, die Fahrtenbuch führen, aber nicht die Fahrzeugverwaltung einsehen können. Diese Personengruppen haben in der Software unterschiedliche Rechte, die der Administrator verwalten kann. So können Sie individuell entscheiden, wer Nutzerrechte, Fahrzeuge, Gruppen oder Flotteneinstellungen verwalten und Fahrtenbücher exportieren darf. Und Sie können auch einer betriebsexternen Person – beispielsweise Ihrem Steuerberater – Zugriff auf Fahrtenbuchexports erteilen.

Ja, Sie können sowohl die Nutzer in Gruppen unterteilen, als auch Geschäftspartner und vorgefertigte Anlässe als Listen einer bestimmten Gruppe zuordnen. Diese Geschäftspartner und Anlässe sind dann für die Gruppenmitglieder in den Fahrtenbuch-Apps sichtbar und können zur schnellen Zuordnung von Fahrten verwendet werden.

Mit unseren Produkten VIMCAR GEO oder VIMCAR Pro haben Sie die Möglichkeit, Poolfahrzeuge zu orten und gefahrene Routen nachzuvollziehen.

Der Datenschutz ist uns hier natürlich besonders wichtig.

In unserem E-Book Datenschutz im Fuhrpark haben wir für Sie die wichtigsten Fakten zusammengestellt.

‍

Da die Flottengrößen und die Anforderungen von Unternehmen zu Unternehmen variieren, erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot – besuchen Sie unsere Webseite zum Thema VIMCAR Fleet oder nehmen Sie unter fleet@vimcar.com direkt Kontakt mit uns auf.